Si vous êtes indépendant ou si vous gérez une micro-entreprise et que vous utilisez encore Excel ou un logiciel de facturation installé il y a plusieurs années, il est très probable que vous soyez confronté dans les prochains mois à une obligation qui change les règles du jeu : Verifactu. La réglementation exige que le logiciel utilisé pour émettre les factures génère des enregistrements vérifiables et les transmette — ou les mette à disposition — de l'Agence fiscale espagnole (AEAT) en temps réel. Pour les indépendants, la date d'entrée en vigueur est le 1er juillet 2027. Ce n'est pas demain, mais ce n'est pas non plus si loin si vous devez migrer des données, former votre équipe et tester le nouveau flux de travail.
Billin est l'une des solutions qui répond le mieux à ce scénario pour les travailleurs indépendants et les petites entreprises. Elle fait partie de l'écosystème TeamSystem, le plus grand groupe italien de logiciels de gestion pour PME, qui a acquis Billin en février 2021 et l'a intégré à son portefeuille espagnol aux côtés de DELSOL (Factusol, Contasol, Nominasol), Aplifisa, Distrito K et d'autres marques. Chez Summum Sistemas, Partenaire Officiel TeamSystem, nous implantons et accompagnons des solutions de logiciels de gestion depuis 2007. Dans cet article, nous vous expliquons ce que fait Billin, à qui il convient le mieux et comment il s'inscrit dans le nouveau cadre réglementaire.
Qu'est-ce que Billin et à qui s'adresse-t-il ?
Billin est une plateforme de facturation en ligne légère, conçue dès le départ pour des utilisateurs qui ne sont pas comptables et n'ont pas de service administratif derrière eux. Sa proposition de valeur est la simplicité : créer une facture en moins d'une minute, l'envoyer par e-mail directement depuis l'application, suivre quelles factures sont encaissées et lesquelles sont en attente, et obtenir un résumé rapide des revenus du mois.
Le profil d'utilisateur idéal de Billin comprend :
- Les indépendants de tous secteurs (design, conseil, construction, services personnels) qui facturent des clients finaux ou des entreprises.
- Les micro-entreprises (1 à 5 personnes) sans service comptable interne qui ont besoin d'un suivi ordonné de leurs ventes.
- Les freelances qui travaillent avec des clients en Espagne et à l'étranger et doivent émettre des factures en différentes devises.
- Les entreprises qui font déjà appel à un expert-comptable externe pour la comptabilité et n'ont besoin que d'un outil d'émission de factures, laissant les écritures comptables au cabinet.
Ce que Billin n'est pas : ce n'est pas un logiciel de comptabilité complet. Il ne remplace pas Contasol ni un logiciel de cabinet comptable. Il ne dispose pas de module de paie ni de gestion de stock. Si vous avez besoin de ces fonctionnalités, la solution est DELSOL 360 (la suite intégrée de TeamSystem), ou des solutions comme Factusol pour le contrôle des stocks, ou Aplifisa pour les cabinets professionnels.
Fonctions principales de Billin
Facturation rapide et personnalisée
L'écran de création de factures de Billin est conçu pour que n'importe quel utilisateur, sans formation comptable, puisse émettre une facture correcte du premier coup. Le système applique automatiquement le taux de TVA correspondant au type de produit ou de service, calcule la retenue d'IRPF le cas échéant — ce qui est essentiel pour les indépendants qui facturent des entreprises — et génère le document en PDF avec le logo de l'entreprise.
Il permet également de créer des factures récurrentes, très utiles pour les services à frais mensuels fixes (contrats de maintenance, abonnements, baux commerciaux), et de gérer des devis et bons de livraison qui se transforment en facture en un seul clic.
Suivi des encaissements et gestion des clients
L'un des problèmes les plus fréquents des indépendants n'est pas d'émettre la facture, mais de savoir si elle a été payée. Billin résout ce problème grâce à un tableau de bord d'état qui affiche en temps réel quelles factures sont payées, en attente ou échues. Des rappels de paiement automatiques peuvent être envoyés aux clients en retard directement depuis la plateforme, ce qui fait gagner du temps et évite des conversations délicates.
Accès depuis n'importe quel appareil
Billin est une application 100 % en nuage (SaaS). Aucune installation n'est requise ; elle fonctionne dans un navigateur web et dispose d'une application mobile pour iOS et Android. Cela signifie que vous pouvez émettre une facture depuis votre téléphone juste après avoir terminé un travail, sans attendre de rentrer au bureau. Pour un indépendant constamment en déplacement (installateurs, commerciaux, techniciens), c'est particulièrement pertinent.
Intégration avec le cabinet comptable
Billin vous permet d'exporter les données de facturation dans des formats compatibles avec les logiciels de comptabilité utilisés par votre expert-comptable. Le flux de travail habituel est le suivant : vous émettez les factures dans Billin, votre comptable télécharge les données et les intègre dans son système comptable (Contasol, Aplifisa ou autres) pour établir les déclarations fiscales trimestrielles. La répartition des tâches est claire : vous gérez le côté commercial, le comptable gère le côté fiscal.
Billin et Verifactu : ce que vous devez savoir avant 2027
L'obligation Verifactu est régie par le Décret Royal 1007/2023, qui développe la Loi 11/2021 sur les mesures de prévention et de lutte contre la fraude fiscale. Il ne s'agit pas d'une «homologation» ni d'une «certification» du logiciel par l'AEAT : le mécanisme est la déclaration de conformité du fabricant, qui doit garantir que le programme génère des enregistrements de facturation avec hachage enchaîné, un journal d'audit des événements et la possibilité de transmission automatique à l'AEAT.
Billin est adapté à Verifactu. L'équipe TeamSystem/DELSOL a préparé le produit pour satisfaire aux exigences techniques du RD 1007/2023. C'est essentiel, car si vous utilisez encore en juillet 2027 un logiciel de facturation non conforme, vous serez en infraction avec la réglementation et exposé à des sanctions.
Les dates clés à retenir :
| Groupe | Date d'obligation Verifactu | Action recommandée |
|---|---|---|
| Personnes morales (sociétés) | 1er janvier 2027 | Migrer ou mettre à jour le logiciel avant octobre 2026 |
| Indépendants (personnes physiques) | 1er juillet 2027 | Migrer ou mettre à jour avant avril 2027 |
| Grandes entreprises avec SII | Non applicable (SII et Verifactu sont mutuellement exclusifs) | Maintenir le SII à jour |
Si vous utilisez déjà Billin, l'adaptation à Verifactu est transparente : le fabricant met à jour le logiciel et vous n'avez rien de spécial à faire, si ce n'est vérifier que votre version est à jour. Si vous êtes sur un ancien logiciel sans feuille de route claire vers Verifactu, le moment d'envisager le changement est maintenant, et non six mois avant l'échéance.
Offres et tarifs indicatifs de Billin
Billin propose différents niveaux d'abonnement adaptés au volume de facturation de l'indépendant. À titre indicatif du fabricant, les offres d'accès commencent à partir d'environ 6,60 EUR par mois pour le niveau de base (tarifs indicatifs susceptibles de changer ; consultez toujours le tarif actualisé sur sdelsol.com ou billin.net). Le coût augmente selon le nombre de factures mensuelles, les utilisateurs supplémentaires et les fonctionnalités avancées (intégration bancaire, personnalisation avancée des documents, etc.).
Pour un indépendant avec une activité de facturation modérée (jusqu'à 30 à 50 factures par mois), le coût mensuel de Billin est inférieur à celui d'un déjeuner d'affaires. Comparé au risque d'utiliser un logiciel non adapté à Verifactu ou de continuer à gérer la facturation dans des feuilles de calcul, le rapport coût/sécurité juridique est très favorable.
Si vous avez besoin d'évaluer si Billin est la solution adaptée à votre situation spécifique, ou si votre volume d'activité justifie une suite plus complète telle que le service d'implantation de Billin que nous proposons chez Summum Sistemas, nous pouvons vous aider à décider sans engagement.
Billin face aux autres options de facturation pour indépendants
Le marché des logiciels de facturation pour indépendants regorge d'options. Voici une comparaison directe avec les alternatives que nos clients nous demandent le plus souvent :
| Logiciel | Profil idéal | Verifactu | Comptabilité incluse | Tarif indicatif |
|---|---|---|---|---|
| Billin | Indépendant / micro-entreprise | Oui (adapté) | Non (facturation uniquement) | À partir de ~6,60 EUR/mois |
| Factusol | PME avec stock / ventes | Oui (adapté) | Non (nécessite Contasol) | À partir de ~19,50 EUR/mois (cloud) |
| DELSOL 360 | PME souhaitant une suite complète | Oui | Oui (intégrée) | Selon modules, sur devis |
| Holded | Start-up / PME tech | Oui (disponible) | Oui | À partir de ~14,50 EUR/mois |
| Anfix | Indépendant avec comptable connecté | Oui (5 délégations) | Partielle | À partir de ~4,99 EUR/mois |
L'avantage de Billin par rapport à Holded ou à des outils similaires ne réside pas dans le nombre de fonctionnalités (Holded en a davantage), mais dans la simplicité d'utilisation et dans le soutien technique de l'écosystème TeamSystem. Pour un indépendant qui ne souhaite pas apprendre un ERP, Billin est suffisant et simple. Pour ceux qui ont besoin de plus, la même famille de produits offre une progression naturelle vers Factusol, Contasol ou DELSOL 360, sans changer de fournisseur ni de support.
Comment migrer vers Billin depuis votre logiciel actuel
Le processus de migration vers Billin depuis un autre logiciel de facturation est généralement simple, surtout si le volume historique de factures n'est pas très élevé. Les étapes habituelles sont :
- Exporter les données du système actuel : clients, articles/services et historique des factures au format CSV ou Excel.
- Importer la base de clients dans Billin. La plateforme prend en charge l'importation en masse depuis un fichier.
- Configurer les données fiscales : nom, NIF, adresse, logo, taux de TVA habituels, retenue d'IRPF applicable.
- Vérifier une facture test avant de mettre le système en production.
- Accorder l'accès à votre comptable si vous souhaitez qu'il télécharge directement les données de facturation.
Chez Summum Sistemas, nous accompagnons ce processus de l'évaluation initiale jusqu'à la mise en service et la formation de l'utilisateur. Si vous avez des questions sur les données à migrer, si l'historique antérieur doit se trouver dans Billin ou seulement dans l'archive locale, ou sur la façon de coordonner le changement avec votre cabinet comptable, notre équipe répond à ces questions avant de commencer, et non après. Vous pouvez découvrir en détail notre service d'implantation et de support Billin sur le site de Summum Sistemas.
Questions fréquentes
Billin permet-il d'émettre des factures à des clients à l'étranger ?
Oui. Billin permet de créer des factures dans d'autres devises et d'appliquer l'exonération de TVA correspondant aux exportations ou aux prestations de services intracommunautaires. Si vos clients se trouvent hors d'Espagne, vous pouvez configurer la facture en euros ou dans une autre devise, et le système reflète correctement la base imposable hors TVA, conformément à la réglementation applicable aux opérations internationales.
Dois-je faire quelque chose de spécial pour me conformer à Verifactu si j'utilise déjà Billin ?
Si vous avez un abonnement actif à Billin, l'adaptation à Verifactu est effectuée par le fabricant via une mise à jour du système. Vous n'avez rien à installer ni à migrer vers un autre outil. Ce que vous devez vous assurer, c'est que votre offre inclut la fonctionnalité Verifactu lorsque la date d'obligation arrive (1er juillet 2027 pour les indépendants). Si vous avez des doutes sur votre offre actuelle, il est conseillé de vérifier avec le support de Billin ou votre intégrateur. Rappelons qu'il n'existe pas d'«homologation» de l'AEAT : la conformité est garantie par la déclaration de responsabilité du fabricant conformément au RD 1007/2023.
Quelle est la différence entre Billin et Factusol ?
Billin est axé sur la facturation pure : émettre des factures, suivre les encaissements et partager des documents avec les clients et le comptable. Factusol, en revanche, inclut la gestion d'entrepôt, le contrôle des stocks, les commandes fournisseurs, les tarifs par client et un point de vente intégré. Si votre activité implique la vente de produits physiques ou la tenue d'un inventaire, Factusol est plus adapté. Si vous ne fournissez que des services et avez besoin d'un outil agile pour émettre des factures, Billin est suffisant et plus simple à utiliser.
Puis-je utiliser Billin si mon comptable utilise déjà Contasol ou Aplifisa ?
Oui, et c'est d'ailleurs une combinaison fréquente. Vous émettez les factures dans Billin et votre comptable télécharge les données pour les intégrer dans Contasol ou Aplifisa et établir les déclarations fiscales (formulaire 303 de TVA, formulaires 130 ou 131 d'IRPF, déclaration annuelle de revenus). La répartition des tâches est claire : vous gérez le processus commercial et d'encaissement, le comptable gère le processus fiscal et comptable. Les deux systèmes font partie de l'écosystème TeamSystem, ce qui facilite la compatibilité des données.