Configurar FACTUSOL para el nuevo marco de sistemas informáticos de facturación exige algo más que actualizar el programa. Hay que confirmar la versión incluida en la declaración responsable, decidir la modalidad aplicable, revisar empresas y series, corregir datos fiscales, probar altas y anulaciones, verificar QR y respuestas, controlar usuarios y ensayar contingencias. La aceptación debe basarse en pruebas de la instalación real.
Verificar alcance y calendario
Tras la ampliación de 2025, las entidades que presentan Impuesto sobre Sociedades deben adaptar sus sistemas informáticos de facturación (SIF) antes del 1 de enero de 2027; el resto de obligados incluidos, antes del 1 de julio de 2027. El alcance concreto debe validarse con asesoramiento fiscal, especialmente en lo relativo al SII, los regímenes forales y las situaciones excluidas.
No debe confundirse el cumplimiento del RRSIF con la modalidad VERI*FACTU ni con la factura electrónica B2B.
Paso 1. Inventario de instalación
Registrar:
- producto y edición;
- versión y fecha;
- instalación local, en red o alojada;
- empresas y ejercicios;
- puestos y usuarios;
- series y almacenes;
- integraciones;
- personalizaciones;
- copias y soporte.
La declaración responsable oficial de FACTUSOL identifica el sistema y sus condiciones. Debe conservarse la correspondiente a la versión utilizada.
Paso 2. Copia y entorno de prueba
Antes de actualizar:
- realizar una copia completa;
- restaurarla en un entorno de prueba;
- documentar versión y ruta;
- restringir el acceso;
- evitar remisiones reales durante los ensayos, salvo entorno autorizado;
- definir la reversión.
Una copia que nunca se restaura no es evidencia de recuperación.
Paso 3. Datos de empresa
Revisar:
- NIF y razón social;
- domicilio y país;
- régimen y configuración fiscal;
- certificados y credenciales;
- correo y datos de contacto;
- textos de factura;
- establecimientos y series.
Los errores de maestro se multiplican en cada registro. Deben corregirse antes de emitir.
Paso 4. Clientes, artículos e impuestos
- NIF y tipo de identificación;
- país y dirección;
- naturaleza empresarial cuando afecte;
- tipos de IVA y exenciones;
- recargos y retenciones;
- unidades y descripciones;
- redondeos y descuentos;
- reglas por serie o actividad.
Se prueban clientes nacionales, intracomunitarios, extranjeros y particulares según la operativa real.
Paso 5. Series y numeración
Cada serie debe tener finalidad, establecimiento, tipo de documento y responsable. Se revisan huecos, duplicados, el cambio de ejercicio y las facturas simplificadas.
No se crean series para eludir la trazabilidad. Los saltos se investigan y documentan. La concurrencia de varios puestos debe probarse.
Paso 6. Modalidad y activación
La activación se realiza siguiendo la ayuda vigente de TeamSystem y la decisión fiscal aprobada. Antes de confirmar:
- conocer si se usará VERI*FACTU;
- entender los efectos sobre registros y remisión;
- validar certificado y conectividad;
- identificar quién puede cambiar la configuración;
- conservar evidencia de fecha y persona;
- comprobar la posibilidad y las condiciones de cambio.
No se debe activar en producción por curiosidad, sin entender las consecuencias.
Paso 7. Factura y QR
Probar la representación en pantalla, PDF e impresión:
- contenido obligatorio;
- QR legible;
- menciones que correspondan;
- factura ordinaria y simplificada;
- varias páginas;
- plantillas personalizadas;
- copias y duplicados.
El QR no sustituye a los demás datos. Las plantillas antiguas pueden cortar o superponer elementos.
Paso 8. Casos de facturación
| Caso | Resultado a validar |
|---|---|
| Ordinaria | Registro, número, importes y QR |
| Simplificada | Contenido y serie correctos |
| Rectificativa | Relación y causa |
| Anulación | Registro y trazabilidad, sin borrado |
| Devolución | Flujo fiscal y comercial coherente |
| Anticipo | Devengo y aplicación posterior |
| Varios tipos | Bases y cuotas |
| Moneda extranjera | Conversión y redondeo |
Una factura emitida no se modifica como un borrador. Deben utilizarse los mecanismos de rectificación o anulación previstos.
Paso 9. Remisión y estados
En modalidad VERI*FACTU se prueban:
- envío correcto;
- rechazo por dato inválido;
- reintento;
- caída de conexión;
- cola pendiente;
- conciliación posterior;
- consulta de respuesta.
Un envío no equivale automáticamente a aceptación. Debe existir un procedimiento diario para revisar errores.
Paso 10. Usuarios y seguridad
- usuarios individuales;
- privilegios por función;
- restricción de configuración;
- control de exportaciones;
- baja inmediata;
- protección de copias;
- actualización del sistema operativo;
- acceso remoto seguro;
- logs revisables.
No se debe operar de forma habitual con una cuenta administradora compartida.
Integraciones
Si un ecommerce, un TPV o un ERP externo originan facturas, se define el sistema maestro, el identificador, el momento de emisión y el tratamiento de errores. Los reintentos deben ser idempotentes.
La integración se prueba con caída parcial y mensajes duplicados. El resultado final debe conciliarse con FACTUSOL y, si aplica, con la AEAT.
Contingencia
El plan cubre:
- caída de FACTUSOL;
- pérdida de red;
- servicio de la AEAT no disponible;
- certificado caducado;
- actualización defectuosa;
- copia dañada;
- error masivo de configuración.
Para cada escenario se fija responsable, modo temporal de trabajo, datos a registrar, recuperación y conciliación. No se improvisa con hojas paralelas sin control.
Prueba de aceptación
| Control | Evidencia |
|---|---|
| Versión | Captura y declaración responsable |
| Empresa | Ficha validada |
| Series | Informe y secuencia |
| Facturas | PDF y registros |
| Rectificación | Original y relación |
| Envío | Respuesta y log |
| Caída | Acta de contingencia |
| Copia | Restauración exitosa |
| Usuarios | Matriz de permisos |
La aceptación debe firmarla el responsable funcional y, para lo relativo a impuestos, contar con validación fiscal.
Errores frecuentes
- Actualizar sin copia restaurable.
- No comprobar la declaración responsable.
- Activar sin decisión de modalidad.
- Mantener NIF y tipos incorrectos.
- Probar solo la factura sencilla.
- Editar facturas ya emitidas.
- Ignorar las plantillas personalizadas.
- No revisar los rechazos.
- Compartir la cuenta administradora.
- Carecer de plan de contingencia.
Checklist final
- Alcance y fechas confirmados.
- Versión y declaración responsable comprobadas.
- Copia restaurada en pruebas.
- Empresas, clientes e impuestos depurados.
- Series y numeración revisadas.
- Modalidad aprobada.
- QR y plantillas probados.
- Rectificaciones y anulaciones verificadas.
- Remisión, rechazo y reintento ensayados.
- Usuarios, integraciones y contingencia aprobados.
Preguntas frecuentes
¿FACTUSOL está adaptado?
TeamSystem publica que FACTUSOL está preparado y ofrece su declaración responsable. Debe verificarse la versión y la configuración concretas de cada instalación.
¿Basta con actualizar?
No. Hay que configurar, depurar datos, probar procesos y formar a los usuarios.
¿Puedo modificar una factura emitida?
Los errores deben resolverse mediante los mecanismos de rectificación o anulación aplicables, preservando la trazabilidad.
¿Debo activar VERI*FACTU ya?
Depende del plan y del alcance. La activación debe realizarse de forma controlada y con pruebas previas.
En Summum Sistemas revisamos la instalación de FACTUSOL, configuramos pruebas de la modalidad VERI*FACTU y factura electrónica y documentamos la aceptación, con el respaldo de TeamSystem como fabricante.