Radiografía del maestro de artículos
Cuántas referencias hay, cuántas están duplicadas, qué códigos usa cada proveedor y qué equivalencias viven en la cabeza del jefe de almacén. De ahí sale el modelo de identificación del artículo.
ERP sectorial · distribución de recambios
ERP para distribución de recambios.
Implantamos ERP en distribuidoras de recambios y en mayoristas y tiendas de repuestos de automoción y maquinaria, con lo específico del sector resuelto en la configuración: referencia propia, del fabricante, del proveedor y equivalencias entre marcas conviviendo en la misma ficha.
Una distribuidora de recambios comparte con cualquier mayorista el albarán y el control de stock. Ahí se acaba el parecido. La misma pieza responde a la referencia interna, a la del fabricante, a la del proveedor que la sirve, al código de barras y a las equivalentes de otras marcas. Quien está en el mostrador busca por la que le canta el cliente, que casi nunca es la vuestra. Un ERP genérico admite un código y un campo alternativo; con eso la búsqueda falla justo con alguien esperando al teléfono.
El segundo rasgo es el catálogo. La mayoría de estos almacenes consulta un catálogo técnico del sector para saber qué pieza monta cada modelo, y ese catálogo vive fuera del ERP. Nuestro trabajo es conectar el ERP con el catálogo técnico que ya use el almacén: cómo entran las referencias y las equivalencias, cada cuánto se refrescan y qué dato manda cuando no coinciden con la ficha interna. De ese criterio depende que el maestro de artículos siga siendo fiable dentro de un año.
Y luego está la cola larga. Un proveedor de recambios sostiene miles de referencias que rotan una o dos veces al año y que no puede dejar de tener. El stock mínimo y el punto de pedido se calculan referencia a referencia, no por familia: la media esconde precisamente lo que no debe quedarse sin cubrir. A eso se añaden el depósito en talleres, las devoluciones —una parte alta de las líneas— y un reparto propio con varias entregas al día. Eso no lo arregla un módulo estándar recién instalado.
Cómo implantamos en un almacén de recambios.
El proceso · cuatro tiemposEncaje del catálogo y de las tarifas
Cómo se conecta el ERP con el catálogo técnico que ya usáis, cómo se cargan las tarifas por cliente y por familia y cómo se liquidan los rebates de proveedor. Todo comprobado antes de firmar el alcance.
Circuito documental completo
Depósito y consigna, devoluciones con su motivo y su abono, preparación por rutas, albarán valorado y agrupación en factura periódica. Migración con un cierre que cuadre contra el sistema antiguo.
Arranque y soporte con el mismo equipo
Mostrador y almacén se forman por separado, porque no usan la misma pantalla. Después, cuota mensual con SLA, evolutivos y cambios normativos con quien implantó al otro lado del teléfono.
Qué ERP para qué caso
Cuatro plataformas, y dos salidas más.
No implantamos siempre el mismo producto en un mayorista de repuestos. La elección depende del volumen de referencias, del número de almacenes y de si hay reparto propio.
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Odoo — el caso más frecuente
Para la distribuidora que arranca proyecto nuevo y necesita margen en la ficha de artículo y en la búsqueda por códigos alternativos. Somos partner de Odoo y estudio de desarrollo, así que los módulos a medida no se subcontratan.
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Distrito K — vertical de distribución
El ERP de TeamSystem para distribución y comercio mayorista: almacenes, rutas de reparto y compras integradas de serie. Somos Partner Oficial de TeamSystem.
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Sage 200 · X3 — cuando hay grupo detrás
La opción natural si la matriz ya opera con Sage y hay que extender la instancia al almacén. Somos partner certificado de Sage.
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a3ERP — circuito administrativo sólido
Para quien se ha quedado pequeño con un programa de facturación y quiere enlace contable automático y control por almacenes. Partner de a3 · Wolters Kluwer.
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Mostrador y pedidos de taller
Los talleres piden fuera de horario y quieren ver su tarifa. Se cubre con un portal de cliente B2B sobre el propio ERP, o con la integración de la tienda online con el ERP.
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Soporte a implantaciones ajenas
Si ya tienes el ERP puesto por otro proveedor, cogemos el mantenimiento y los evolutivos sin reimplantar. Empezamos por el maestro de artículos, que es donde suele estar el problema.
Lo que aquí se configura a mano.
Identificación múltiple. Referencia propia, del fabricante, del proveedor, código de barras y las cruzadas entre marcas, todas apuntando al mismo artículo y buscables desde una sola caja. Sin eso el mostrador abre un catálogo aparte y el ERP se queda en programa de facturar.
Depósito, consigna y devoluciones. El material en depósito en un taller sigue siendo vuestro y debe verse en el stock valorado, separado de lo vendido. La devolución necesita motivo, decisión —abono, cambio o vuelta a estantería— y rastro contable.
Baja rotación y obsoletos. Stock mínimo y punto de pedido por referencia, revisión de lo que no se ha movido y un criterio de valoración pactado con quien lleva la contabilidad. Con mucha cola larga hay que saber cuánto dinero está parado.
Reparto propio. Preparación agrupada por ruta, albarán valorado en la entrega y factura semanal o mensual según lo pactado con cada taller. Los dos repartos del día no pueden acabar en dos facturas.
Tarifas y rebates. Tarifa por cliente, descuento por familia con sus excepciones, y liquidación de los rebates de proveedor sobre las compras del periodo. El coste y los plazos de un proyecto así los desarrollamos en ERP y WMS para distribución y en migración de ERP.
Preguntas frecuentes sobre ERP para recambios.
¿El ERP puede buscar una pieza por la referencia del fabricante y por las equivalencias?
Es el primer requisito que ponemos sobre la mesa. La ficha de artículo tiene que sostener la referencia propia, la del fabricante, la de cada proveedor, el código de barras y las equivalencias de otras marcas, y el mostrador debe poder buscar por cualquiera de ellas. En el análisis comprobamos hasta dónde llega la plataforma de serie y qué hay que desarrollar.
Tengo un programa antiguo con veinte años de referencias. ¿Se puede migrar sin perder el histórico?
Sí, y es la parte que más tiempo consume. Se migran los maestros —artículos, equivalencias, clientes, proveedores y tarifas— y el histórico de movimientos que haga falta conservar. Antes del arranque hacemos un cierre de referencia y lo cuadramos contra el sistema antiguo. Si el maestro llega con duplicados, la limpieza se planifica como tarea propia.
¿Podéis conectar el ERP con el catálogo técnico que ya usamos?
Depende de qué catálogo sea y de qué vía de acceso ofrezca: consulta en línea, ficheros de intercambio o importación periódica. Lo estudiamos caso por caso y dejamos por escrito qué entra en el ERP, cada cuánto se actualiza y qué dato manda cuando no coincide con vuestra ficha.
¿Cómo se lleva el material en depósito en los talleres?
Como una ubicación más del almacén, pero fuera de vuestras paredes: el stock sigue siendo vuestro y aparece valorado, separado de lo vendido. Cada reposición y cada consumo dejan movimiento, y se factura con el consumo. Condiciona también la devolución de lo que el taller no monta.
¿Cuánto tarda la implantación en una distribuidora de recambios?
Depende del estado del maestro de artículos y del número de almacenes, no del número de usuarios. Damos el plazo en el diagnóstico, con fases e hitos escritos, después de ver cuántas referencias y equivalencias hay que mover. No damos fecha antes de mirar los datos.
¿Qué tengo que hacer con Verifactu si emito cientos de albaranes al día?
El Real Decreto 1007/2023, en su redacción vigente tras el Real Decreto-ley 15/2025, obliga a los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades del artículo 3.1.a) a tener adaptados los sistemas informáticos de facturación antes del 1 de enero de 2027, y al resto de obligados del artículo 3.1 a tenerlos operativos antes del 1 de julio de 2027. Aquí el punto crítico es el paso de albarán a factura periódica: ese es el documento que genera el registro de facturación. El resto, incluida la factura electrónica B2B y su calendario propio, está en la ficha de Verifactu y factura electrónica.