Mise à jour du 6 octobre 2026. Ce qui a désormais une date ferme, c'est la facturation électronique obligatoire entre entreprises : l'arrêté HAC/1028/2026, en vigueur depuis le 6 octobre 2026, a lancé les délais du décret royal 238/2026 (douze mois pour les entreprises dont le volume d'opérations dépasse 8 millions d'euros et vingt-quatre pour les autres, soit octobre 2027 et octobre 2028 selon notre calcul). Le ministère espagnol des Finances a annoncé le report de VeriFactu à octobre 2028 afin qu'il converge avec la facturation électronique, mais ce changement n'est pas encore publié au BOE (Journal officiel espagnol) : d'ici là, les dates du décret-loi royal 15/2025 restent en vigueur (1er janvier 2027 pour les contribuables soumis à l'impôt sur les sociétés et 1er juillet 2027 pour les autres). Nous mettrons cette page à jour dès la publication du texte.
Configurer FACTUSOL pour le nouveau cadre des systèmes informatiques de facturation exige plus que l'installation d'une mise à jour. Il faut confirmer la version couverte par la déclaration de conformité, décider quel mode s'applique, revoir les sociétés et les séries, corriger les données fiscales, tester la création et l'annulation de factures, vérifier le code QR et les réponses du serveur, contrôler l'accès des utilisateurs et répéter les procédures de contingence. La validation finale doit reposer sur des tests effectués sur l'installation réelle.
Vérifier le périmètre et le calendrier
Suite à la prorogation de 2025, les entités assujetties à l'impôt sur les sociétés doivent adapter leurs systèmes informatiques de facturation (SIF, de l'espagnol « sistemas informáticos de facturación ») avant le 1er janvier 2027 ; tous les autres assujettis, avant le 1er juillet 2027. Le périmètre exact doit être confirmé avec un conseil fiscal, notamment concernant le SII, les régimes fiscaux régionaux foraux et les éventuelles situations exclues.
La conformité au RRSIF (le règlement espagnol sur les exigences des systèmes informatiques de facturation) ne doit pas être confondue avec le mode VERI*FACTU, ni avec la facturation électronique B2B.
Étape 1. Inventaire de l'installation
Consignez :
- produit et édition ;
- version et date ;
- installation locale, en réseau ou hébergée ;
- sociétés et exercices comptables ;
- postes de travail et utilisateurs ;
- séries et entrepôts ;
- intégrations ;
- personnalisations ;
- sauvegardes et support.
La déclaration de conformité officielle de FACTUSOL identifie le système et ses conditions. Conservez celle qui correspond à la version utilisée.
Étape 2. Sauvegarde et environnement de test
Avant de mettre à jour :
- effectuez une sauvegarde complète ;
- restaurez-la dans un environnement de test ;
- documentez la version et le chemin ;
- restreignez l'accès ;
- évitez les envois réels pendant les tests, sauf dans un environnement autorisé ;
- définissez la procédure de retour arrière.
Une sauvegarde qui n'est jamais restaurée n'est pas une preuve de récupérabilité.
Étape 3. Données de la société
Vérifiez :
- numéro fiscal et raison sociale ;
- siège social et pays ;
- régime fiscal et configuration ;
- certificats et identifiants ;
- e-mail et coordonnées ;
- modèles de texte des factures ;
- succursales et séries.
Les erreurs dans les données de référence se multiplient à chaque enregistrement. Corrigez-les avant d'émettre des factures.
Étape 4. Clients, articles et taxes
- numéro fiscal et type d'identification ;
- pays et adresse ;
- statut professionnel, le cas échéant ;
- taux de TVA et exonérations ;
- recargos et retenues ;
- unités et descriptions ;
- arrondis et remises ;
- règles par série ou activité.
Testez les clients nationaux, intracommunautaires, hors UE et particuliers selon les opérations réelles de l'entreprise.
Étape 5. Séries et numérotation
Chaque série doit avoir un objet, une succursale, un type de document et un responsable. Vérifiez l'absence de trous, de doublons, les changements de fin d'année et les factures simplifiées.
Ne créez pas de séries pour contourner la traçabilité. Investiguez et documentez tout trou de numérotation. Testez l'utilisation simultanée sur plusieurs postes de travail.
Étape 6. Mode et activation
L'activation doit suivre les indications actuelles de TeamSystem et la décision fiscale approuvée. Avant de confirmer :
- sachez si VERI*FACTU sera utilisé ;
- comprenez l'effet sur les registres et l'envoi ;
- validez le certificat et la connectivité ;
- identifiez qui peut modifier la configuration ;
- conservez la preuve de la date et de la personne responsable ;
- vérifiez si le mode peut être modifié ultérieurement, et sous quelles conditions.
Ne l'activez pas en production par curiosité, sans en comprendre les conséquences.
Étape 7. Facture et code QR
Testez l'affichage à l'écran, le PDF et la sortie imprimée :
- contenu obligatoire ;
- code QR lisible ;
- mentions obligatoires ;
- factures ordinaires et simplifiées ;
- documents multipages ;
- modèles personnalisés ;
- copies et duplicatas.
Le code QR ne remplace pas les autres données obligatoires. Les anciens modèles peuvent tronquer ou superposer des éléments.
Étape 8. Scénarios de facturation
| Cas | Résultat à valider |
|---|---|
| Ordinaire | Registre, numéro, montants et code QR |
| Simplifiée | Contenu et série corrects |
| Rectificative (rectificativa) | Référence et motif |
| Annulation | Registre et traçabilité, sans suppression |
| Retour | Flux fiscal et commercial cohérent |
| Acompte | Comptabilisation et application ultérieure |
| Taux de taxe multiples | Bases imposables et montants |
| Devise étrangère | Conversion et arrondi |
Une facture émise ne se modifie pas comme un brouillon. Utilisez les mécanismes de correction ou d'annulation prévus.
Étape 9. Envoi et statuts
En mode VERI*FACTU, testez :
- envoi réussi ;
- rejet pour données invalides ;
- nouvelle tentative ;
- perte de connexion ;
- file d'attente ;
- réconciliation ultérieure ;
- consultation de la réponse.
Un envoi ne signifie pas automatiquement une acceptation. Il doit exister une procédure quotidienne de révision des erreurs.
Étape 10. Utilisateurs et sécurité
- comptes utilisateurs individuels ;
- privilèges basés sur les rôles ;
- accès restreint à la configuration ;
- contrôles d'export ;
- désactivation immédiate ;
- protection des sauvegardes ;
- mises à jour du système d'exploitation ;
- accès à distance sécurisé ;
- journaux consultables.
Ne travaillez pas au quotidien sur un compte administrateur partagé.
Intégrations
Si une boutique en ligne, un système de point de vente ou un ERP externe génère des factures, définissez le système maître, l'identifiant, le moment de l'émission et la gestion des erreurs. Les nouvelles tentatives doivent être idempotentes.
Testez l'intégration en cas de pannes partielles et de messages dupliqués. Le résultat final doit être réconcilié avec FACTUSOL et, le cas échéant, avec l'AEAT (l'Agence fiscale espagnole).
Plan de contingence
Le plan doit couvrir :
- panne de FACTUSOL ;
- perte de réseau ;
- indisponibilité du service de l'AEAT ;
- certificat expiré ;
- mise à jour défectueuse ;
- sauvegarde corrompue ;
- erreur de configuration massive.
Pour chaque scénario, désignez un responsable, une méthode de travail temporaire, les données à consigner, la récupération et la réconciliation. N'improvisez pas avec des tableurs parallèles non contrôlés.
Test de recette
| Contrôle | Preuve |
|---|---|
| Version | Capture d'écran et déclaration de conformité |
| Société | Registre validé |
| Série | Rapport et séquence |
| Factures | PDF et registres |
| Correction | Original et référence |
| Envoi | Réponse et journal |
| Panne | Rapport de contingence |
| Sauvegarde | Restauration réussie |
| Utilisateurs | Matrice des permissions |
La validation doit être donnée par le responsable fonctionnel et, pour les questions fiscales, appuyée par une validation fiscale.
Erreurs courantes
- Mettre à jour sans sauvegarde restaurable.
- Ne pas vérifier la déclaration de conformité.
- Activer sans décision de mode.
- Laisser des numéros fiscaux et des types incorrects.
- Ne tester que le cas de la facture simple.
- Modifier des factures déjà émises.
- Ignorer les modèles personnalisés.
- Ne pas examiner les rejets.
- Partager le compte administrateur.
- Ne pas avoir de plan de contingence.
Liste de contrôle finale
- Périmètre et dates confirmés.
- Version et déclaration de conformité vérifiées.
- Sauvegarde restaurée en test.
- Sociétés, clients et taxes nettoyés.
- Séries et numérotation revues.
- Mode approuvé.
- Code QR et modèles testés.
- Corrections et annulations vérifiées.
- Envoi, rejet et nouvelle tentative répétés.
- Utilisateurs, intégrations et plan de contingence approuvés.
Questions fréquentes
FACTUSOL est-il conforme ?
TeamSystem indique que FACTUSOL est prêt et fournit sa déclaration de conformité. Vous devez néanmoins vérifier la version et la configuration spécifiques de chaque installation.
La mise à jour suffit-elle ?
Non. Il faut aussi configurer le système, nettoyer les données, tester les processus et former les utilisateurs.
Puis-je modifier une facture émise ?
Les erreurs doivent être résolues via les mécanismes de correction ou d'annulation applicables, en préservant la traçabilité.
Dois-je activer VERI*FACTU maintenant ?
Cela dépend de votre plan et de votre périmètre. L'activation doit être contrôlée et précédée de tests.
Chez Summum Sistemas, nous révisons votre installation FACTUSOL, mettons en place des tests pour le mode VERI*FACTU et facturation électronique, et documentons la validation, avec le soutien de TeamSystem en tant que fabricant.