Configurer FACTUSOL pour le nouveau cadre des systèmes informatiques de facturation ne se limite pas à une mise à jour. Il faut confirmer la version couverte par la déclaration de conformité, choisir le mode applicable, vérifier les entreprises et les séries, corriger les données fiscales, tester la création et l'annulation de factures, valider le QR code et les réponses du serveur, contrôler les accès utilisateurs et répéter les procédures de secours. La validation finale doit reposer sur des tests réalisés sur l'installation réelle.
Vérifier le périmètre et le calendrier
Depuis l'extension de 2025, les entités soumises à l'impôt sur les sociétés doivent adapter leurs systèmes informatiques de facturation (SIF, de l'espagnol « sistemas informáticos de facturación ») avant le 1er janvier 2027 ; les autres assujettis concernés, avant le 1er juillet 2027. Le périmètre exact doit être confirmé avec un conseil fiscal, notamment pour le SII, les régimes fiscaux foraux et les situations exclues.
La conformité au RRSIF (le règlement espagnol sur les exigences des systèmes informatiques de facturation) ne doit pas être confondue avec le mode VERI*FACTU, ni avec la facture électronique B2B.
Étape 1. Inventaire de l'installation
Recenser :
- produit et édition ;
- version et date ;
- installation locale, en réseau ou hébergée ;
- entreprises et exercices ;
- postes et utilisateurs ;
- séries et entrepôts ;
- intégrations ;
- personnalisations ;
- sauvegardes et support.
La déclaration de conformité officielle de FACTUSOL identifie le système et ses conditions. Conservez celle qui correspond à la version utilisée.
Étape 2. Sauvegarde et environnement de test
Avant la mise à jour :
- réaliser une sauvegarde complète ;
- la restaurer dans un environnement de test ;
- documenter la version et le chemin d'accès ;
- restreindre l'accès ;
- éviter les envois réels pendant les essais, sauf environnement autorisé ;
- définir la procédure de retour arrière.
Une sauvegarde jamais restaurée n'est pas une preuve de récupération.
Étape 3. Données de l'entreprise
Vérifier :
- NIF et raison sociale ;
- siège social et pays ;
- régime et configuration fiscale ;
- certificats et identifiants ;
- e-mail et coordonnées ;
- textes de facture ;
- établissements et séries.
Les erreurs de données de référence se multiplient à chaque enregistrement. Elles doivent être corrigées avant l'émission.
Étape 4. Clients, articles et taxes
- NIF et type d'identification ;
- pays et adresse ;
- statut professionnel le cas échéant ;
- taux de TVA et exonérations ;
- majorations et retenues ;
- unités et descriptions ;
- arrondis et remises ;
- règles par série ou activité.
Tester les clients nationaux, intracommunautaires, hors UE et particuliers selon l'activité réelle.
Étape 5. Séries et numérotation
Chaque série doit avoir une finalité, un établissement, un type de document et un responsable. Vérifier les trous, les doublons, le changement d'exercice et les factures simplifiées.
Ne créez pas de séries pour contourner la traçabilité. Les sauts de numérotation doivent être recherchés et documentés. La concurrence entre plusieurs postes doit être testée.
Étape 6. Mode et activation
L'activation se fait selon l'aide en vigueur de TeamSystem et la décision fiscale approuvée. Avant de confirmer :
- savoir si le mode VERI*FACTU sera utilisé ;
- comprendre les effets sur les enregistrements et l'envoi ;
- valider le certificat et la connectivité ;
- identifier qui peut modifier la configuration ;
- conserver la preuve de la date et de la personne responsable ;
- vérifier la possibilité et les conditions de changement ultérieur.
Ne l'activez pas en production par curiosité, sans en comprendre les conséquences.
Étape 7. Facture et QR code
Tester l'affichage à l'écran, le PDF et l'impression :
- contenu obligatoire ;
- QR code lisible ;
- mentions requises ;
- facture ordinaire et simplifiée ;
- documents de plusieurs pages ;
- modèles personnalisés ;
- copies et duplicatas.
Le QR code ne remplace pas les autres données. Les anciens modèles peuvent tronquer ou superposer des éléments.
Étape 8. Cas de facturation
| Cas | Résultat à valider |
|---|---|
| Ordinaire | Enregistrement, numéro, montants et QR code |
| Simplifiée | Contenu et série corrects |
| Rectificative | Référence et motif |
| Annulation | Enregistrement et traçabilité, sans suppression |
| Avoir | Flux fiscal et commercial cohérent |
| Acompte | Fait générateur et imputation ultérieure |
| Plusieurs taux | Bases et montants |
| Devise étrangère | Conversion et arrondi |
Une facture émise ne se modifie pas comme un brouillon. Il faut utiliser les mécanismes de rectification ou d'annulation prévus.
Étape 9. Envoi et statuts
En mode VERI*FACTU, tester :
- envoi réussi ;
- rejet pour donnée invalide ;
- nouvelle tentative ;
- coupure de connexion ;
- file d'attente ;
- rapprochement ultérieur ;
- consultation de la réponse.
Un envoi n'équivaut pas automatiquement à une acceptation. Une procédure quotidienne de revue des erreurs doit exister.
Étape 10. Utilisateurs et sécurité
- utilisateurs individuels ;
- privilèges par fonction ;
- accès restreint à la configuration ;
- contrôle des exports ;
- désactivation immédiate ;
- protection des sauvegardes ;
- mise à jour du système d'exploitation ;
- accès distant sécurisé ;
- journaux consultables.
N'utilisez pas au quotidien un compte administrateur partagé.
Intégrations
Si une boutique en ligne, un TPV ou un ERP externe génère des factures, il faut définir le système maître, l'identifiant, le moment de l'émission et le traitement des erreurs. Les nouvelles tentatives doivent être idempotentes.
L'intégration se teste avec une panne partielle et des messages en double. Le résultat final doit être rapproché de FACTUSOL et, le cas échéant, de l'AEAT (l'administration fiscale espagnole).
Plan de secours
Le plan doit couvrir :
- panne de FACTUSOL ;
- perte de réseau ;
- service de l'AEAT indisponible ;
- certificat expiré ;
- mise à jour défectueuse ;
- sauvegarde endommagée ;
- erreur massive de configuration.
Pour chaque scénario, définir un responsable, un mode de travail temporaire, les données à enregistrer, la récupération et le rapprochement. Ne pas improviser avec des feuilles parallèles non contrôlées.
Test de validation
| Contrôle | Preuve |
|---|---|
| Version | Capture d'écran et déclaration de conformité |
| Entreprise | Fiche validée |
| Séries | Rapport et séquence |
| Factures | PDF et enregistrements |
| Rectification | Original et référence |
| Envoi | Réponse et journal |
| Panne | Compte rendu de secours |
| Sauvegarde | Restauration réussie |
| Utilisateurs | Matrice des droits |
La validation doit être signée par le responsable fonctionnel et, pour les aspects fiscaux, s'appuyer sur une validation fiscale.
Erreurs fréquentes
- Mettre à jour sans sauvegarde restaurable.
- Ne pas vérifier la déclaration de conformité.
- Activer sans décision de mode.
- Conserver des NIF et types incorrects.
- Ne tester que la facture simple.
- Modifier des factures déjà émises.
- Ignorer les modèles personnalisés.
- Ne pas examiner les rejets.
- Partager le compte administrateur.
- Ne pas avoir de plan de secours.
Checklist finale
- Périmètre et dates confirmés.
- Version et déclaration de conformité vérifiées.
- Sauvegarde restaurée en test.
- Entreprises, clients et taxes nettoyés.
- Séries et numérotation vérifiées.
- Mode approuvé.
- QR code et modèles testés.
- Rectifications et annulations vérifiées.
- Envoi, rejet et nouvelle tentative testés.
- Utilisateurs, intégrations et plan de secours approuvés.
Questions fréquentes
FACTUSOL est-il conforme ?
TeamSystem indique que FACTUSOL est prêt et fournit sa déclaration de conformité. La version et la configuration précises de chaque installation doivent néanmoins être vérifiées.
Une simple mise à jour suffit-elle ?
Non. Il faut aussi configurer, nettoyer les données, tester les processus et former les utilisateurs.
Puis-je modifier une facture émise ?
Les erreurs doivent être corrigées via les mécanismes de rectification ou d'annulation applicables, en préservant la traçabilité.
Dois-je activer VERI*FACTU dès maintenant ?
Cela dépend du plan et du périmètre. L'activation doit être maîtrisée et précédée de tests.
Chez Summum Sistemas, nous vérifions l'installation de FACTUSOL, mettons en place des tests du mode VERI*FACTU et facture électronique, et documentons la validation, avec le soutien de TeamSystem en tant que fabricant.