Cómo implantar Factusol en tu pyme: guía paso a paso

Factusol es el software de facturación y control de stock de Software del Sol (DELSOL), hoy parte del grupo TeamSystem. Durante años fue la opción gratuita de referencia para autónomos y pequeñas empresas comerciales; desde que TeamSystem lo incorporó a su ecosistema en 2021 ha evolucionado hacia un modelo de suscripción en la nube con nuevas funcionalidades, incluyendo la adaptación a Verifactu. Si estás pensando en implantarlo o en migrar desde otra herramienta, esta guía te explica el proceso real, paso a paso, sin rodeos.

¿Qué hace exactamente Factusol y para quién es?

Factusol gestiona el ciclo de compras, ventas, control de stock y facturación de empresas comerciales, distribuidoras y de servicios con volumen de operaciones moderado. No es un software de contabilidad: no genera asientos, no presenta modelos de IVA ni el Impuesto sobre Sociedades. Para eso existe Contasol, su hermano del mismo grupo, con el que se integra de forma nativa.

El perfil de empresa que mejor encaja con Factusol es la pyme comercial de entre 1 y 30 usuarios que necesita:

• Emitir presupuestos, pedidos, albaranes y facturas de forma ágil.
• Controlar el stock en uno o varios almacenes.
• Gestionar tarifas de clientes y precios por familia de producto.
• Cumplir con Verifactu antes de los plazos legales de 2027.
• Conectar la facturación con la contabilidad sin reintroducir datos.

Si tu empresa supera los 6 millones de euros de volumen de operaciones anuales, probablemente ya estés obligada al SII (Suministro Inmediato de Información), que es gestionado por Contasol y es mutuamente excluyente con Verifactu. En ese caso, el escenario de implantación cambia; consúltalo con tu asesor o con un especialista.

Modalidades de Factusol: escritorio vs. nube

Factusol existe en dos modalidades principales que conviene entender antes de decidir:

Los precios orientativos que facilita el fabricante pueden variar según el plan y el canal de distribución. Consúltalos directamente en sdelsol.com o a través de un consultor autorizado como Summum Sistemas para conocer las condiciones vigentes y los descuentos disponibles.

Fase 1: análisis previo a la implantación

Antes de instalar nada, hay que hacer una lectura del negocio. En Summum Sistemas lo llamamos el análisis de partida, y es el paso que más errores evita en el proceso completo. Las preguntas clave son:

• ¿Cuántos usuarios necesitan acceder? Determina el plan y la modalidad.
• ¿Desde dónde trabajan? Si hay equipos en remoto o varias sedes, la nube simplifica la implantación.
• ¿Tienes datos en otro sistema? Clientes, proveedores, artículos y tarifas deben migrarse; el formato y la calidad de los datos actuales condicionan el plazo.
• ¿Cómo llevas la contabilidad hoy? Si usas Contasol o vas a implantarlo, el flujo de asientos se puede automatizar desde el primer día.
• ¿Emites facturas electrónicas a administraciones públicas? Factusol genera XML compatible con FACe para B2G.
• ¿Cuándo tienes que estar adaptado a Verifactu? Personas jurídicas: 1 de enero de 2027. Autónomos: 1 de julio de 2027 (RDL 15/2025).

Con estas respuestas claras, la implantación se convierte en un proyecto con plazos reales, no en una instalación improvisada que luego requiere correcciones costosas.

Fase 2: instalación y configuración inicial

Tanto en la versión de escritorio como en la nube, la puesta en marcha sigue un orden lógico. Estos son los bloques de configuración que hay que completar antes de emitir la primera factura real:

Datos de empresa y serie de facturación

El primer paso es introducir los datos fiscales completos: razón social, NIF, dirección, datos de contacto y el logotipo que aparecerá en los documentos. A continuación se definen las series de facturación (una por ejercicio, o varias si hay líneas de negocio distintas) y la numeración de partida. Esto es especialmente relevante para Verifactu: el sistema generará el registro de cada factura de forma encadenada con huella digital, por lo que cambiar la numeración a posteriori rompe la cadena y obliga a regularizaciones.

Catálogo de artículos y familias

El catálogo es el núcleo del sistema. Cada artículo lleva referencia, descripción, unidad de medida, tipo de IVA aplicable, precio de coste y una o varias tarifas de venta. Organizar bien las familias de producto desde el inicio permite generar después estadísticas de ventas por categoría sin tener que reclasificar manualmente. Si vienes de otro sistema, la importación se hace mediante Excel o fichero CSV, pero antes hay que limpiar los datos: referencias duplicadas, IVA incorrecto o descripciones incompletas son los problemas más habituales.

Clientes, proveedores y condiciones de pago

La ficha de cliente incluye datos fiscales, dirección de envío, forma de pago (contado, transferencia, remesa), vencimiento y tarifa asignada. Factusol gestiona efectos y vencimientos, lo que permite controlar la tesorería a corto plazo directamente desde la aplicación. La importación masiva desde Excel acelera este paso cuando el número de clientes es elevado.

Almacenes y stock inicial

Si tu empresa gestiona stock, hay que configurar los almacenes (físicos o lógicos), introducir el inventario inicial y definir los niveles mínimo y máximo por artículo para que el sistema genere alertas de reposición. El inventario inicial puede introducirse mediante una entrada de almacén valorada o importarse desde la aplicación anterior.

Fase 3: formación del equipo

Una implantación técnica perfecta fracasa si el equipo no sabe usar la herramienta. La formación en Factusol debe cubrir al menos tres perfiles:

• Administrador del sistema: alguien de la empresa que sepa crear usuarios, gestionar permisos, hacer copias de seguridad y actualizar la aplicación. En la nube esto último es automático, pero sigue siendo necesario tener una persona responsable.
• Usuarios de facturación: comerciales o personal administrativo que emiten presupuestos, pedidos y facturas. La curva de aprendizaje de Factusol es baja, pero hay que practicar con datos de prueba antes de trabajar en producción.
• Usuario de compras y almacén: quien recepciona mercancía, gestiona devoluciones y hace los inventarios periódicos.

En Summum Sistemas impartimos la formación siempre sobre el entorno real del cliente, con sus artículos y sus procesos, no con demos genéricas. La diferencia en la curva de adopción es notable.

Factusol y Verifactu: lo que debes saber antes de 2027

Verifactu es el sistema de control de facturación regulado por el Real Decreto 1007/2023 y su calendario de obligatoriedad ha quedado fijado por el RDL 15/2025: personas jurídicas desde el 1 de enero de 2027 y autónomos desde el 1 de julio de 2027. El mecanismo no es una «homologación» de la AEAT: el fabricante del software emite una declaración responsable de que su producto cumple las especificaciones técnicas. La AEAT no certifica ni homologa software.

Factusol ya incorpora la adaptación a Verifactu en sus versiones con suscripción activa. Lo que debes hacer antes de que llegue la fecha límite:

1. Asegurarte de tener una suscripción vigente (no una versión antigua sin mantenimiento).
2. Activar el módulo Verifactu en la configuración de la empresa y comprobar que el NIF y los datos fiscales son correctos.
3. Hacer una prueba de emisión con facturas reales antes de la fecha obligatoria para detectar incidencias.
4. Si tienes múltiples series, revisar que todas están bajo el paraguas del sistema Verifactu.

Si tienes dudas sobre si tu instalación actual está preparada, desde nuestro servicio de implantación y soporte de Factusol hacemos una revisión sin compromiso del estado de tu configuración.

Integración de Factusol con Contasol: cierra el ciclo sin reintroducir datos

El flujo de trabajo más habitual en empresas que usan el ecosistema DELSOL/TeamSystem es el siguiente: Factusol gestiona la operativa comercial (ventas, compras, stock) y Contasol recibe los asientos generados automáticamente. Esto elimina la doble entrada de datos y los errores que conlleva.

La integración funciona de dos formas según la modalidad:

• Desktop: Factusol genera un fichero de exportación de asientos que Contasol importa periódicamente (diario, semanal o mensual según las necesidades).
• Nube (DELSOL 360): la conexión es directa y en tiempo real; los asientos se trasladan automáticamente sin intervención manual.

Este enlace también es relevante para la conciliación de vencimientos: los cobros y pagos registrados en Contasol pueden confrontarse con los efectos abiertos en Factusol para tener una imagen fiel de la tesorería en todo momento.

Soporte y mantenimiento: lo que nadie te cuenta

El momento más delicado de cualquier software de gestión no es la implantación inicial, sino los seis meses posteriores. Las dudas aparecen con los primeros cierres de mes, las primeras devoluciones de clientes, el primer inventario o la primera declaración de IVA en la que los números no cuadran. Tener acceso a un soporte técnico especializado marca la diferencia entre resolver un problema en veinte minutos o perder medio día buscando respuestas en foros.

En Summum Sistemas, como Partner Oficial de TeamSystem, ofrecemos soporte directo sobre Factusol: por teléfono, videollamada o acceso remoto. No remitimos al usuario al soporte genérico del fabricante; resolvemos nosotros, con conocimiento del entorno real del cliente. Si además el cliente usa Contasol o Nominasol, el soporte cubre el ecosistema completo.

¿Qué incluye un contrato de soporte bien diseñado? Como mínimo:

• Asistencia ante incidencias técnicas (errores, cierres inesperados, pérdidas de conexión en la nube).
• Asesoramiento funcional: cómo configurar una nueva tarifa, cómo gestionar un abono, cómo hacer el cierre de ejercicio.
• Actualizaciones: verificación de que cada nueva versión se instala correctamente y no rompe configuraciones previas.
• Soporte ante cambios normativos: Verifactu, factura electrónica B2B, cambios en tipos de IVA.

Si quieres conocer las opciones de soporte e implantación de Factusol para tu empresa, podemos hacer una valoración inicial sin coste.

Errores más frecuentes al implantar Factusol

Llevar años acompañando implantaciones nos ha enseñado cuáles son los fallos que se repiten. Evitarlos desde el inicio ahorra tiempo y dinero:

• No limpiar los datos antes de migrar. Importar un catálogo de artículos con referencias duplicadas o tarifas inconsistentes multiplica el trabajo posterior.
• Configurar mal los tipos de IVA. Especialmente en empresas con productos a distintos tipos (general, reducido, superreducido, exento). Un error aquí afecta a todas las facturas emitidas y complica la declaración del modelo 303.
• No definir permisos de usuario. Factusol permite restringir qué puede hacer cada usuario. No configurarlo deja la puerta abierta a modificaciones accidentales de datos críticos.
• Arrancar sin backup automático. En la versión desktop, la copia de seguridad no es automática por defecto. Hay que configurarla desde el primer día.
• Trabajar con una versión sin suscripción activa. Las versiones antiguas no recibirán las actualizaciones de Verifactu, lo que supondrá un problema legal antes de 2027.
• No formar a todos los usuarios. Habitualmente se forma al administrativo principal y se olvida al comercial que emite presupuestos desde la calle. Resultado: usos inconsistentes que generan datos de difícil análisis.

Preguntas frecuentes

¿Puedo usar Factusol si ya tengo Contasol?

Sí, y es la combinación más habitual. Factusol gestiona la parte comercial (ventas, compras, stock) y Contasol recibe los asientos de forma automática para llevar la contabilidad. La integración es nativa y está diseñada para que no tengas que reintroducir datos entre una aplicación y otra. Si además necesitas nóminas, Nominasol completa el ecosistema.

¿Factusol está adaptado a Verifactu?

Sí, siempre que tengas una suscripción activa. El fabricante (Software del Sol / DELSOL, grupo TeamSystem) ha incorporado las especificaciones técnicas de Verifactu en las versiones actuales. El mecanismo de cumplimiento es la declaración responsable del fabricante según el RD 1007/2023; la AEAT no expide ningún certificado ni homologación de software. Los plazos de obligatoriedad son: personas jurídicas desde el 1 de enero de 2027 y autónomos desde el 1 de julio de 2027.

¿Cuánto tiempo lleva implantar Factusol en una pyme?

Depende fundamentalmente del volumen y la calidad de los datos a migrar. Una empresa con catálogo limpio y pocos usuarios puede estar operativa en una o dos semanas. Si hay que migrar datos complejos desde otro sistema o configurar integraciones con Contasol, el proceso puede extenderse entre tres y seis semanas. La formación del equipo y las pruebas con datos reales son la parte que más tiempo consume, y es donde más valor aporta contar con un implantador especializado.

¿Puedo implantar Factusol yo mismo sin ayuda externa?

La instalación básica sí es accesible para un usuario con conocimientos informáticos medios. Donde suelen aparecer problemas es en la configuración fiscal (tipos de IVA, series de facturación), en la migración de datos desde otro sistema y en la preparación para Verifactu. Un error en cualquiera de estos puntos puede generar inconsistencias difíciles de corregir una vez que hay facturas emitidas. Para empresas con más de 5 usuarios o con historial de datos que migrar, contar con un consultor especializado suele amortizarse en las primeras semanas de uso.