Si vous utilisez Factusol pour la facturation et Contasol pour la comptabilité, vous savez déjà de quoi il s'agit : chaque fin de mois, quelqu'un — vous, votre cabinet comptable ou un collaborateur administratif — doit ressaisir dans Contasol ce qui se trouve déjà dans Factusol. Factures de vente, factures d'achat, avoirs. Une par une. Ou en bloc, avec le risque d'erreurs que cela comporte. C'est un retravail classique que Software del Sol (aujourd'hui intégré au groupe TeamSystem) résout depuis des années grâce à une intégration native entre les deux logiciels. Cet article explique comment fonctionne cette intégration, ce qu'il faut configurer avant de la lancer et que faire lorsque l'entreprise grandit et a besoin de davantage.
Pourquoi Factusol et Contasol sont deux logiciels distincts
La question est légitime : pourquoi ne pas avoir un seul logiciel qui fait tout ? La réponse est que la facturation et la comptabilité obéissent à des logiques différentes. Factusol est conçu pour le cycle commercial : devis, commandes, bons de livraison, factures de vente, gestion des stocks et achats fournisseurs. Son utilisateur type est le département commercial ou le chef d'entreprise indépendant. Contasol, en revanche, est un moteur comptable professionnel : il gère le Plan Général Comptable espagnol, les déclarations de TVA et d'impôt sur le revenu, le Suministro Inmediato de Información (SII) pour les grandes entreprises et la production des comptes annuels. Son utilisateur type est le comptable de l'entreprise ou le cabinet qui tient la comptabilité.
Séparer les deux fonctions est pertinent quand différents profils ont besoin d'accès : le commercial n'a pas besoin de consulter le grand livre comptable, et le comptable ne devrait pas toucher les tarifs de vente. Mais cette séparation crée une frontière où les données doivent circuler. L'intégration native DELSOL résout exactement cette frontière.
Comment fonctionne l'export de Factusol vers Contasol
Factusol génère un fichier d'échange dans son propre format (extension .fac ou via export direct vers le répertoire partagé de Contasol) contenant les écritures comptables correspondant aux factures émises et reçues. Contasol lit ce fichier et les importe comme écritures dans le journal, en respectant le codage des comptes que vous avez configuré.
Le processus comporte trois étapes principales :
- Configurer la correspondance des comptes dans Factusol : indiquer quel compte du plan comptable correspond à chaque taux de TVA, aux clients et fournisseurs, aux produits de vente et aux charges d'achat. Cette opération se fait une seule fois, dans la configuration de l'entreprise dans Factusol.
- Exporter la période depuis Factusol : dans le menu des utilitaires ou de l'intégration comptable, sélectionnez la plage de dates (par exemple le mois en cours) et générez le fichier de transfert.
- Importer dans Contasol : depuis le module d'importation de Contasol, pointez vers le fichier généré et le logiciel crée les écritures automatiquement. S'il en existe déjà pour la même période, le système avertit pour éviter les doublons.
Le résultat est que les écritures de ventes, d'achats, de TVA collectée et de TVA déductible apparaissent dans Contasol sans que personne ne les ait saisies manuellement. Le comptable n'a plus qu'à vérifier, ajuster s'il y a une exception (une écriture de régularisation, une provision) et clôturer la période.
Configuration préalable : ce qu'il faut avoir en ordre
L'intégration fonctionne bien lorsque les deux logiciels sont correctement paramétrés. Voici les points critiques à vérifier avant de l'activer :
- Plan comptable cohérent : le plan comptable utilisé par Contasol doit correspondre aux comptes assignés dans Factusol. Si dans Factusol vous avez renseigné le compte 4300000 pour les clients et que dans Contasol le client est sous 430, l'écriture risque de ne pas s'équilibrer ou de créer un compte indésirable.
- Taux de TVA bien définis : chaque taux de TVA dans Factusol (21 %, 10 %, 4 %, exonéré, intracommunautaire) doit être associé au compte de TVA correspondant dans Contasol (477, 472, selon TVA collectée ou déductible).
- Numérotation des séries de factures : si vous utilisez plusieurs séries de facturation dans Factusol (par exemple, série A pour les ventes directes et série B pour les services), il est conseillé d'associer chaque série à un compte de produits différent dans Contasol afin que l'analyse par compte soit pertinente.
- Répertoire partagé ou réseau local : si Factusol et Contasol s'exécutent sur des ordinateurs distincts, le répertoire d'échange doit être accessible depuis les deux. Dans la version cloud (DELSOL 360), cela est géré automatiquement.
Comparatif : intégration native, saisie manuelle et DELSOL 360
| Méthode | Temps par clôture mensuelle | Risque d'erreur | Coût supplémentaire | Adapté à |
|---|---|---|---|---|
| Saisie manuelle dans Contasol | 2 à 8 heures | Élevé (erreurs de frappe, omissions) | Temps de personnel uniquement | Volumes très faibles (<30 factures/mois) |
| Export natif Factusol → Contasol | 15 à 30 minutes | Faible (processus automatisé) | Aucun (inclus dans les licences) | PME avec installation locale ou réseau interne |
| DELSOL 360 (suite cloud intégrée) | Intégration en temps réel | Minimal (synchronisation automatique) | Abonnement cloud (indicatif : à partir de ~21 EUR/utilisateur/mois) | Équipes à distance, entreprises avec cabinet comptable externe |
| ERP avec module comptable unifié | Sans transfert (tout dans un seul système) | Minimal | Investissement initial plus élevé | Entreprises en croissance avec des besoins plus larges |
L'export natif est l'option la plus efficace pour la plupart des PME qui disposent déjà de Factusol et Contasol installés. Il ne nécessite aucun investissement supplémentaire et réduit considérablement le temps de clôture comptable. DELSOL 360 est la suite logique lorsque l'équipe travaille à distance ou lorsque le cabinet comptable a besoin d'un accès simultané aux données.
Erreurs fréquentes et comment les éviter
D'après notre expérience dans le déploiement et le support de ces solutions chez Summum Sistemas, les trois problèmes les plus récurrents sont :
1. Comptes non mappés générant des écritures dans un compte fourre-tout
Lorsque Factusol rencontre un taux de TVA ou un compte de produits qui n'a pas été assigné dans la configuration de l'intégration, il verse le montant dans un compte générique ou l'import échoue complètement. La solution consiste à consulter le rapport d'incidents généré par l'import Contasol et à corriger le mappage avant de relancer.
2. Importer deux fois la même période
Si le premier transfert a rencontré des erreurs et qu'un second est lancé sans supprimer les écritures du premier, les montants sont doublés. Contasol avertit de ce risque, mais il est préférable d'avoir un protocole clair : avant de réimporter, supprimer toutes les écritures de la période provenant de Factusol.
3. Écarts dus aux arrondis de TVA
Sur des factures comportant plusieurs lignes à des taux de TVA différents, les arrondis peuvent créer des différences de quelques centimes entre Factusol et Contasol. Configurer correctement le nombre de décimales dans les deux logiciels et le maintenir cohérent suffit à éliminer ce problème.
Verifactu 2027 : ce qui change dans l'intégration
Avec l'entrée en vigueur de Verifactu (personnes morales à partir du 1er janvier 2027, indépendants à partir du 1er juillet 2027, conformément au Décret royal 1007/2023 et à sa modification ultérieure par le RDL 15/2025), le système de facturation doit générer des enregistrements de facturation vérifiables avec une empreinte chaînée et les envoyer à l'AEAT en temps réel ou par lots.
Factusol est déjà adapté à Verifactu, ce qui signifie que les enregistrements qu'il génère respectent les exigences techniques établies par l'AEAT. Il est important de préciser qu'il n'existe pas d'«homologation» ni de liste de logiciels certifiés par l'AEAT : le mécanisme légal est la déclaration de responsabilité du fabricant (conformément au RD 1007/2023). Software del Sol, en tant que fabricant, a assumé cette déclaration de responsabilité pour Factusol.
Pour l'intégration avec Contasol, la principale nouveauté de Verifactu est que les enregistrements de facturation ne sont plus de simples écritures comptables : ils portent des informations de traçabilité (numéro d'enregistrement, empreinte numérique, date et heure d'émission) qui doivent rester liées à l'écriture comptable. L'intégration native entre Factusol et Contasol transfère également ces données de traçabilité, de sorte que le comptable dispose dans Contasol non seulement du montant mais aussi de l'identifiant Verifactu de chaque facture.
Si votre entreprise n'a pas encore évalué ce que Verifactu implique pour son logiciel de facturation, c'est le bon moment pour le faire : notre équipe Summum Sistemas réalise des diagnostics de conformité et gère la mise à jour ou la migration selon la situation de chaque entreprise.
Quand l'intégration Factusol-Contasol ne suffit plus
L'export natif couvre parfaitement le cycle commercial-comptable standard. Mais il existe des scénarios où l'entreprise a besoin de davantage :
- Gestion de projets ou centres de coûts : si vous devez affecter des coûts et des produits à des projets, des chantiers ou des succursales, l'intégration de base ne prend pas en compte cette dimension analytique. Contasol dispose bien d'un module de comptabilité analytique, mais il doit être configuré explicitement.
- Plusieurs entrepôts ou agences : Factusol gère plusieurs entrepôts, mais si chaque agence a sa propre comptabilité, le flux de transfert devient plus complexe. Dans ce cas, DELSOL 360 ou une solution ERP plus complète comme Distrito K peut être plus adaptée.
- Facturation électronique B2B : la loi espagnole Crea y Crece exigera prochainement l'émission de factures électroniques au format structuré (FacturaE ou Peppol) entre entreprises. Factusol intègre progressivement ces capacités, mais il convient de suivre les mises à jour.
- Intégration avec une boutique en ligne ou une place de marché : si vous générez des commandes depuis un site e-commerce et souhaitez qu'elles entrent directement dans Factusol sans ressaisie, cela nécessite une intégration supplémentaire qui dépasse la connexion native avec Contasol.
Pour ces cas plus complexes, chez Summum Sistemas, en tant que Partenaire Officiel de TeamSystem, nous analysons la situation dans son ensemble et proposons l'architecture la plus efficace : DELSOL 360, Distrito K pour la distribution avancée, ou le maintien de Factusol+Contasol avec des intégrations ponctuelles sur mesure.
Étapes pour activer l'intégration dès aujourd'hui
Si vous avez déjà Factusol et Contasol installés et que vous saisissez encore manuellement les factures dans Contasol, voici la feuille de route pour activer l'export natif :
- Mettez à jour les deux logiciels vers la version la plus récente. L'intégration s'améliore à chaque version et les versions anciennes peuvent ne pas être compatibles entre elles.
- Vérifiez le plan comptable de Contasol et assurez-vous que les comptes dont vous aurez besoin sont créés (clients, fournisseurs, TVA collectée, TVA déductible, ventes par type de produit, achats).
- Configurez l'intégration comptable dans Factusol : accédez à la configuration de l'entreprise, recherchez la section comptabilité ou intégration avec Contasol, et associez chaque concept à son code du plan comptable.
- Effectuez un test sur un mois clôturé (pas le mois en cours) : exportez cette période, importez-la dans Contasol et comparez le résultat avec les écritures que vous aviez saisies manuellement. Les différences vous indiqueront ce qu'il faut ajuster dans la configuration.
- Documentez le processus et formez la personne qui l'exécutera chaque mois. La procédure est simple mais doit être respectée (export avant import, vérification du rapport d'incidents).
Questions fréquentes
Puis-je exporter les factures de Factusol vers Contasol si j'utilise d'anciennes versions de bureau ?
L'intégration native est disponible depuis des versions relativement anciennes des deux logiciels, mais la compatibilité exacte dépend des numéros de version précis. Software del Sol publie sur son site web la matrice de compatibilité. En général, si les deux logiciels ont moins de trois ans, l'intégration fonctionne sans problème. Si l'un d'eux est plus ancien, nous recommandons de mettre à jour : outre la compatibilité, les versions actuelles incluent les adaptations à Verifactu qui seront obligatoires en 2027.
L'export fonctionne-t-il également pour les factures d'achat fournisseurs ?
Oui. Factusol gère aussi bien les factures de vente (émises aux clients) que les factures d'achat (reçues des fournisseurs). Les deux types peuvent être exportés vers Contasol et génèrent les écritures correspondantes : pour les ventes, l'écriture client, produit et TVA collectée ; pour les achats, l'écriture fournisseur, charge et TVA déductible.
Que se passe-t-il avec les avoirs ou factures rectificatives ?
Les factures rectificatives (avoirs) sont également incluses dans l'export et génèrent des écritures de signe contraire dans Contasol. Il est essentiel que dans Factusol elles soient correctement enregistrées comme rectificatives et liées à la facture d'origine, afin que l'écriture dans Contasol reflète fidèlement la situation. Un avoir mal enregistré comme facture ordinaire peut créer un déséquilibre dans les comptes de TVA.
Est-il judicieux de continuer avec Factusol et Contasol séparément ou vaut-il mieux passer à DELSOL 360 ?
Cela dépend du profil d'utilisation. Si le volume de factures est gérable, que l'équipe travaille sur le même réseau local et que le cabinet comptable n'a pas besoin d'accès à distance aux données, Factusol+Contasol avec export natif est une solution parfaitement valable et économique. DELSOL 360, la suite cloud qui intègre Factusol, Contasol et Nominasol en temps réel, prend tout son sens lorsqu'il y a du télétravail, plusieurs utilisateurs simultanés ou lorsque le cabinet comptable doit consulter les données directement sans attendre le transfert mensuel. Le coût est légèrement plus élevé, mais il élimine totalement la friction entre les modules.