Comment implanter Factusol dans votre PME : guide étape par étape

Factusol est le logiciel de facturation et de contrôle des stocks de Software del Sol (DELSOL), aujourd'hui intégré au groupe TeamSystem. Pendant des années, il a été la référence gratuite pour les indépendants et les petites entreprises commerciales ; depuis que TeamSystem l'a incorporé à son écosystème en 2021, il a évolué vers un modèle d'abonnement cloud avec de nouvelles fonctionnalités, notamment l'adaptation à Verifactu. Si vous envisagez de l'implanter ou de migrer depuis un autre outil, ce guide vous explique le processus réel, étape par étape, sans détours.

Que fait exactement Factusol et pour qui est-il conçu ?

Factusol gère le cycle des achats, des ventes, du contrôle des stocks et de la facturation pour les entreprises commerciales, les distributeurs et les prestataires de services à volume d'opérations modéré. Ce n'est pas un logiciel de comptabilité : il ne génère pas d'écritures, ne produit pas de déclarations de TVA ni d'impôt sur les sociétés. C'est le rôle de Contasol, son homologue du même groupe, avec lequel il s'intègre nativement.

Le profil d'entreprise qui correspond le mieux à Factusol est la PME commerciale de 1 à 30 utilisateurs qui a besoin de :

• Émettre des devis, des bons de commande, des bons de livraison et des factures de façon efficace.
• Contrôler les stocks dans un ou plusieurs entrepôts.
• Gérer les tarifs clients et les prix par famille de produits.
• Se conformer à Verifactu avant les échéances légales de 2027.
• Connecter la facturation à la comptabilité sans ressaisir les données.

Si votre entreprise dépasse six millions d'euros de chiffre d'affaires annuel, vous êtes probablement déjà soumise au SII (Suministro Inmediato de Información), géré par Contasol et mutuellement exclusif avec Verifactu. Dans ce cas, le scénario d'implantation change ; consultez votre conseiller fiscal ou un spécialiste.

Les versions de Factusol : bureau vs. cloud

Factusol existe en deux versions principales qu'il convient de comprendre avant de décider :

Les prix indicatifs fournis par le fabricant peuvent varier selon le plan et le canal de distribution. Consultez-les directement sur sdelsol.com ou auprès d'un consultant agréé comme Summum Sistemas pour connaître les conditions en vigueur et les remises disponibles.

Phase 1 : analyse préalable à l'implantation

Avant d'installer quoi que ce soit, il faut analyser l'entreprise. Chez Summum Sistemas, nous appelons cela l'analyse de départ, et c'est l'étape qui permet d'éviter le plus d'erreurs dans l'ensemble du processus. Les questions clés sont :

• Combien d'utilisateurs ont besoin d'accéder au logiciel ? Cela détermine le plan et la version.
• D'où travaillent-ils ? En cas d'équipes à distance ou de plusieurs sites, le cloud simplifie l'implantation.
• Avez-vous des données dans un autre système ? Clients, fournisseurs, articles et tarifs doivent être migrés ; le format et la qualité des données actuelles conditionnent le délai.
• Comment gérez-vous la comptabilité aujourd'hui ? Si vous utilisez Contasol ou envisagez de l'implanter, le flux d'écritures peut être automatisé dès le premier jour.
• Émettez-vous des factures électroniques à des administrations publiques ? Factusol génère du XML compatible avec FACe pour le B2G.
• Quand devez-vous être conforme à Verifactu ? Personnes morales : 1er janvier 2027. Indépendants : 1er juillet 2027 (RDL 15/2025).

Avec des réponses claires à ces questions, l'implantation devient un projet avec des délais réalistes, et non une installation improvisée qui nécessitera ensuite des corrections coûteuses.

Phase 2 : installation et configuration initiale

Aussi bien dans la version bureau que dans la version cloud, la mise en route suit un ordre logique. Voici les blocs de configuration à compléter avant d'émettre la première vraie facture :

Données de l'entreprise et série de facturation

La première étape consiste à saisir les données fiscales complètes : raison sociale, NIF, adresse, coordonnées et le logo qui apparaîtra sur les documents. Définissez ensuite les séries de facturation (une par exercice, ou plusieurs si vous avez différentes lignes d'activité) et la numérotation de départ. C'est particulièrement important pour Verifactu : le système générera chaque enregistrement de facture de façon enchaînée avec une empreinte numérique. Modifier la numérotation après coup rompt la chaîne et oblige à des régularisations.

Catalogue d'articles et familles de produits

Le catalogue est le cœur du système. Chaque article comporte une référence, une description, une unité de mesure, le type de TVA applicable, un prix de revient et un ou plusieurs tarifs de vente. Bien organiser les familles de produits dès le départ permet de générer ensuite des statistiques de ventes par catégorie sans avoir à reclasser manuellement. En cas de migration depuis un autre système, l'import se fait via Excel ou CSV, mais il faut d'abord nettoyer les données : références dupliquées, TVA incorrecte ou descriptions incomplètes sont les problèmes les plus fréquents.

Clients, fournisseurs et conditions de paiement

La fiche client inclut les données fiscales, l'adresse de livraison, le mode de paiement (comptant, virement, prélèvement), l'échéance et le tarif attribué. Factusol gère les effets et les échéances, ce qui permet de suivre la trésorerie à court terme directement depuis l'application. L'import en masse depuis Excel accélère cette étape lorsque le nombre de clients est élevé.

Entrepôts et stock initial

Si votre entreprise gère des stocks, il faut configurer les entrepôts (physiques ou logiques), saisir l'inventaire initial et définir les niveaux minimum et maximum par article pour que le système génère des alertes de réapprovisionnement. L'inventaire initial peut être saisi via une entrée d'entrepôt valorisée ou importé depuis l'application précédente.

Phase 3 : formation de l'équipe

Une implantation techniquement parfaite échoue si l'équipe ne sait pas utiliser l'outil. La formation sur Factusol doit couvrir au moins trois profils :

• Administrateur système : une personne dans l'entreprise qui sache créer des utilisateurs, gérer les droits, effectuer des sauvegardes et mettre à jour l'application. Dans le cloud, ce dernier point est automatique, mais il reste nécessaire d'avoir un responsable désigné.
• Utilisateurs de facturation : commerciaux ou personnel administratif qui émettent des devis, bons de commande et factures. La courbe d'apprentissage de Factusol est courte, mais il faut pratiquer avec des données de test avant de travailler en production.
• Utilisateur achats et entrepôt : celui qui réceptionne les marchandises, gère les retours et effectue les inventaires périodiques.

Chez Summum Sistemas, nous dispensons toujours la formation dans l'environnement réel du client, avec ses propres articles et ses processus, et non avec des démonstrations génériques. La différence sur la courbe d'adoption est notable.

Factusol et Verifactu : ce que vous devez savoir avant 2027

Verifactu est le système de contrôle de la facturation régi par le Décret royal 1007/2023, et son calendrier d'obligation a été fixé par le RDL 15/2025 : personnes morales à compter du 1er janvier 2027 et indépendants à compter du 1er juillet 2027. Le mécanisme n'est pas une « homologation » de l'AEAT : le fabricant du logiciel émet une déclaration de conformité attestant que son produit respecte les spécifications techniques. L'AEAT ne certifie ni n'homologue aucun logiciel.

Factusol intègre déjà l'adaptation à Verifactu dans ses versions avec abonnement actif. Voici ce que vous devez faire avant la date limite :

1. Vous assurer de disposer d'un abonnement actif (pas d'une ancienne version sans maintenance).
2. Activer le module Verifactu dans la configuration de l'entreprise et vérifier que le NIF et les données fiscales sont corrects.
3. Effectuer un test d'émission avec de vraies factures avant la date obligatoire pour détecter d'éventuels problèmes.
4. Si vous avez plusieurs séries, vérifier qu'elles sont toutes couvertes par le système Verifactu.

Si vous avez des doutes sur la préparation de votre installation actuelle, depuis notre service d'implantation et de support Factusol nous effectuons une révision sans engagement de l'état de votre configuration.

Intégration de Factusol avec Contasol : fermez le cycle sans ressaisir les données

Le flux de travail le plus courant dans les entreprises qui utilisent l'écosystème DELSOL/TeamSystem est le suivant : Factusol gère les opérations commerciales (ventes, achats, stock) et Contasol reçoit les écritures générées automatiquement. Cela élimine la double saisie et les erreurs qu'elle entraîne.

L'intégration fonctionne de deux façons selon la version :

• Bureau : Factusol génère un fichier d'export d'écritures que Contasol importe périodiquement (quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement selon les besoins).
• Cloud (DELSOL 360) : la connexion est directe et en temps réel ; les écritures sont transférées automatiquement sans intervention manuelle.

Ce lien est également important pour le rapprochement des échéances : les encaissements et les paiements enregistrés dans Contasol peuvent être confrontés aux effets ouverts dans Factusol pour avoir une image fidèle de la trésorerie à tout moment.

Support et maintenance : ce que personne ne vous dit

Le moment le plus délicat de tout logiciel de gestion n'est pas l'implantation initiale, mais les six mois qui suivent. Les questions surviennent lors des premières clôtures mensuelles, des premiers retours clients, du premier inventaire ou de la première déclaration de TVA dont les chiffres ne correspondent pas. Avoir accès à un support technique spécialisé fait la différence entre résoudre un problème en vingt minutes ou perdre une demi-journée à chercher des réponses sur des forums.

Chez Summum Sistemas, en tant que Partenaire Officiel TeamSystem, nous offrons un support direct sur Factusol : par téléphone, visioconférence ou accès à distance. Nous ne renvoyons pas l'utilisateur au support générique du fabricant ; nous résolvons nous-mêmes, avec une connaissance de l'environnement réel du client. Si le client utilise également Contasol ou Nominasol, le support couvre l'écosystème complet.

Que comprend un contrat de support bien conçu ? Au minimum :

• Assistance en cas d'incidents techniques (erreurs, arrêts inattendus, pertes de connexion dans le cloud).
• Conseil fonctionnel : comment configurer un nouveau tarif, gérer un avoir, effectuer la clôture d'exercice.
• Mises à jour : vérification que chaque nouvelle version s'installe correctement et ne rompt pas les configurations précédentes.
• Support lors de changements réglementaires : Verifactu, facture électronique B2B, modifications des taux de TVA.

Si vous souhaitez connaître les options de support et d'implantation de Factusol pour votre entreprise, nous pouvons réaliser une évaluation initiale sans frais.

Erreurs les plus fréquentes lors de l'implantation de Factusol

Des années d'accompagnement d'implantations nous ont appris quelles sont les erreurs qui se répètent. Les éviter dès le départ économise du temps et de l'argent :

• Ne pas nettoyer les données avant la migration. Importer un catalogue d'articles avec des références dupliquées ou des tarifs incohérents multiplie le travail ultérieur.
• Mal configurer les types de TVA. En particulier dans les entreprises ayant des produits à différents taux (normal, réduit, super-réduit, exonéré). Une erreur à ce niveau affecte toutes les factures émises et complique la déclaration de TVA.
• Ne pas définir les permissions des utilisateurs. Factusol permet de restreindre ce que chaque utilisateur peut faire. Ne pas le configurer laisse la porte ouverte aux modifications accidentelles de données critiques.
• Démarrer sans sauvegarde automatique. Dans la version bureau, la sauvegarde n'est pas automatique par défaut. Elle doit être configurée dès le premier jour.
• Travailler avec une version sans abonnement actif. Les anciennes versions ne recevront pas les mises à jour Verifactu, ce qui posera un problème légal avant 2027.
• Ne pas former tous les utilisateurs. En général, on forme l'administratif principal et on oublie le commercial qui émet des devis en déplacement. Résultat : des usages incohérents qui génèrent des données difficiles à analyser.

Questions fréquentes

Puis-je utiliser Factusol si j'ai déjà Contasol ?

Oui, et c'est la combinaison la plus courante. Factusol gère la partie commerciale (ventes, achats, stock) et Contasol reçoit les écritures automatiquement pour tenir la comptabilité. L'intégration est native et conçue pour que vous n'ayez pas à ressaisir les données d'une application à l'autre. Si vous avez également besoin de la paie, Nominasol complète l'écosystème.

Factusol est-il adapté à Verifactu ?

Oui, à condition de disposer d'un abonnement actif. Le fabricant (Software del Sol / DELSOL, groupe TeamSystem) a intégré les spécifications techniques de Verifactu dans les versions actuelles. Le mécanisme de conformité est la déclaration responsable du fabricant conformément au RD 1007/2023 ; l'AEAT ne délivre aucun certificat ni homologation de logiciel. Les échéances obligatoires sont : personnes morales à compter du 1er janvier 2027 et indépendants à compter du 1er juillet 2027.

Combien de temps faut-il pour implanter Factusol dans une PME ?

Cela dépend essentiellement du volume et de la qualité des données à migrer. Une entreprise avec un catalogue propre et peu d'utilisateurs peut être opérationnelle en une ou deux semaines. S'il faut migrer des données complexes depuis un autre système ou configurer des intégrations avec Contasol, le processus peut s'étendre de trois à six semaines. La formation de l'équipe et les tests avec des données réelles sont la partie la plus chronophage, et c'est là qu'avoir un implanteur spécialisé apporte le plus de valeur.

Puis-je implanter Factusol moi-même sans aide extérieure ?

L'installation de base est accessible à un utilisateur ayant des connaissances informatiques moyennes. Les problèmes apparaissent généralement dans la configuration fiscale (types de TVA, séries de facturation), la migration des données depuis un autre système et la préparation à Verifactu. Une erreur dans l'un de ces domaines peut générer des incohérences difficiles à corriger une fois des factures émises. Pour les entreprises de plus de 5 utilisateurs ou disposant d'un historique de données à migrer, recourir à un consultant spécialisé s'amortit généralement dans les premières semaines d'utilisation.