Aplifisa y a3 son ecosistemas para asesorías y despachos, no simples programas contables. La elección debe comprobar el flujo completo de contabilidad, fiscal, renta, sociedades, laboral, notificaciones, gestión documental y colaboración con clientes. No se decide por una pantalla o un precio: se decide con casos reales, coste total, migración, soporte y capacidad de actualizarse ante cambios normativos.
Posicionamiento
Aplifisa, dentro de TeamSystem, ofrece un Servicio Fiscal Integral para asesorías con contabilidad, fiscal, renta y sociedades. Wolters Kluwer ofrece la familia a3 para despachos, con soluciones contables, fiscales, laborales y de gestión.
La cobertura depende de módulos, versión y modalidad contratada. Por eso conviene fijar primero qué módulos entran en cada propuesta: un paquete básico de Aplifisa y una configuración ampliada de a3 no son comparables aunque compitan por el mismo despacho.
Comparativa orientativa
| Criterio | Aplifisa | a3 |
|---|---|---|
| Enfoque | Servicio integral para asesorías | Ecosistema amplio para despachos |
| Contabilidad/fiscal | Núcleo del servicio | a3ASESOR y soluciones asociadas |
| Renta/sociedades | Incluidas según paquete | Módulos específicos |
| Laboral | Solución del ecosistema | a3innuva/a3ASESOR laboral según oferta |
| Nube | Según producto/modalidad | Amplia oferta cloud y tradicional |
| Multiempresa | Orientación a despacho | Orientación a despacho |
| Integración | Ecosistema TeamSystem | Ecosistema Wolters Kluwer |
No debe usarse la tabla como sustituto de una demo sobre el plan concreto.
Requisitos del despacho
Antes de pedir una demo, el despacho debe documentar su propio perfil de trabajo. Esa ficha de requisitos es la que permite comparar ofertas reales y no solo folletos comerciales:
- Número de empresas y personas.
- Perfiles fiscales.
- Sociedades y autónomos.
- Volumen de nóminas.
- Renta y patrimonio.
- Notificaciones electrónicas.
- Documentos y portal cliente.
- Bancos y facturas.
- Usuarios y sedes.
- Teletrabajo.
- Integraciones.
- Histórico.
Demostración dirigida
Cada proveedor debe ejecutar:
- Alta de cliente.
- Importación de facturas.
- Asiento y conciliación.
- Liquidación fiscal.
- Renta/sociedades.
- Nómina y seguros.
- Notificación electrónica.
- Solicitud documental al cliente.
- Cierre y libros.
- Exportación y baja.
La demostración usa datos anonimizados y casos excepcionales.
Productividad
La productividad no se valora con una demo aislada, sino con el trabajo repetido durante semanas y con la misma cartera de clientes. Conviene medir:
- Minutos por asiento.
- Documentos procesados.
- Conciliaciones.
- Incidencias.
- Modelos por usuario.
- Retrabajo.
- Tiempo de cierre.
- Comunicaciones con cliente.
Las automatizaciones deben conservar evidencia y permitir corrección.
Migración
Antes de migrar, el despacho debe clasificar qué información pasa a operar en el nuevo sistema y qué queda como archivo histórico consultable. Los bloques habituales son:
- Empresas.
- Plan y subcuentas.
- Asientos.
- Fiscales.
- Nóminas.
- Inmovilizado.
- Cartera.
- Documentos.
- Histórico.
- Usuarios.
Realizar piloto con cliente complejo. Conciliar saldos, modelos, trabajadores y obligaciones. Mantener archivo consultable y plan de reversión.
Nube y operación
La modalidad de nube o escritorio condiciona el día a día del despacho tanto como el propio software. Conviene comparar, con datos del proveedor y no solo con folletos:
- Navegador o escritorio.
- Disponibilidad.
- Rendimiento.
- Actualizaciones.
- Copias.
- Acceso remoto.
- Regiones.
- Subencargados.
- Exportación.
- Continuidad.
Nube no elimina la necesidad de recuperación ni control de acceso.
Integraciones
Un ecosistema fiscal rara vez trabaja solo: conecta con otras herramientas del despacho y del cliente. Las integraciones más habituales a revisar son:
- Facturación.
- Bancos.
- Portal cliente.
- Firma.
- Notificaciones.
- Office.
- BI.
- CRM.
- Almacenamiento.
Una integración anunciada debe probarse con versión y volumen real.
Seguridad y RGPD
El despacho trata datos fiscales, laborales, de salud y sancionadores. Exigir:
- Usuarios individuales.
- MFA.
- Roles por cartera.
- Logs.
- Cifrado.
- Baja.
- Contrato de encargado.
- Subencargados.
- Transferencias.
- Incidentes.
- Borrado y salida.
El soporte no debe tener acceso permanente e indiscriminado.
Actualización normativa
Un despacho depende de que el proveedor sostenga el ritmo de cambios normativos, no solo de que la primera versión funcione bien. Conviene preguntar:
- Calendario de versiones.
- Comunicación de cambios.
- Pruebas antes de actualizar.
- Soporte en campañas.
- Incidencias críticas.
- Compatibilidad histórica.
Renta, cierres y campañas requieren capacidad demostrada.
Coste total
El precio de licencia rara vez refleja el coste real de operar el sistema durante varios años. El coste total de propiedad debe incluir:
- Licencias/módulos.
- Usuarios.
- Implantación.
- Migración.
- Formación.
- Soporte.
- Campañas.
- Integraciones.
- Infraestructura.
- Salida.
La oferta debe indicar qué no incluye.
Soporte
Valore equipo real, SLA, horario, campañas, escalado, documentación y continuidad. Un despacho no puede quedar bloqueado durante la presentación.
Matriz de decisión
Una vez reunidos los datos anteriores, conviene puntuar cada oferta con una matriz de pesos en lugar de decidir por impresión general. Un reparto orientativo de 100 puntos podría ser:
| Criterio | Peso |
|---|---|
| Ajuste funcional | 30 |
| Migración | 15 |
| Productividad | 15 |
| Soporte | 15 |
| Seguridad | 10 |
| Coste total | 10 |
| Salida | 5 |
Errores frecuentes
- Comparar módulos distintos.
- Elegir por marca.
- No probar la campaña.
- Migrar todo sin conciliación.
- Ignorar el portal cliente.
- No revisar logs y permisos.
- No presupuestar formación.
- Subestimar la integración.
- No probar la exportación.
- Depender de una única persona implantadora.
La mayoría de estos errores no aparecen en la demo inicial, sino meses después, cuando llega la primera campaña de renta o el primer cierre de ejercicio con el sistema nuevo.
Checklist
Antes de firmar, repase esta lista con el equipo del despacho y con el proveedor en la misma reunión:
- Alcance funcional comparable.
- Casos reales.
- Multiempresa y campañas.
- Migración piloto.
- Integraciones.
- Seguridad/RGPD.
- Actualizaciones.
- Soporte y SLA.
- TCO.
- Salida.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es mejor?
Depende de cartera, módulos, forma de trabajo y soporte. Debe decidirse mediante prueba dirigida.
¿Puede migrarse todo?
No siempre conviene. Se define qué debe operar y qué puede permanecer en archivo consultable.
¿La nube es obligatoria?
No por definición. Deben compararse modalidades concretas y capacidad del despacho.
Fuentes consultadas
Summum Sistemas puede preparar requisitos, demos, TCO y migración piloto.