Aplifisa et a3 sont des écosystèmes conçus pour les cabinets d'expertise comptable, pas de simples logiciels de comptabilité. Le choix doit être testé sur l'ensemble du flux : comptabilité, fiscalité, impôt sur le revenu, impôt sur les sociétés, paie, notifications officielles, gestion documentaire et collaboration avec les clients. La décision ne se prend pas sur un seul écran ou un seul prix : elle repose sur des cas réels, le coût total, la migration, le support et la capacité à suivre les évolutions réglementaires.
Positionnement
Aplifisa, au sein de TeamSystem, propose un Service Fiscal Intégral pour les cabinets, avec comptabilité, fiscalité, impôt sur le revenu et impôt sur les sociétés. Wolters Kluwer propose la gamme a3 pour les cabinets professionnels, avec des solutions de comptabilité, fiscalité, paie et gestion de cabinet.
La couverture dépend des modules, de la version et de la formule souscrite. Il convient donc de fixer d'abord les modules inclus dans chaque proposition : un forfait Aplifisa de base et une configuration a3 étendue ne sont pas comparables, même s'ils sont en concurrence pour le même cabinet.
Comparatif indicatif
| Critère | Aplifisa | a3 |
|---|---|---|
| Positionnement | Service intégral pour cabinets | Écosystème étendu pour cabinets |
| Comptabilité/fiscalité | Cœur du service | a3ASESOR et solutions associées |
| IR/IS | Inclus selon la formule | Modules spécifiques |
| Paie | Solution de l'écosystème | a3innuva/a3ASESOR paie selon l'offre |
| Cloud | Selon produit/formule | Large offre cloud et traditionnelle |
| Multi-entreprises | Orienté cabinet | Orienté cabinet |
| Intégration | Écosystème TeamSystem | Écosystème Wolters Kluwer |
Ce tableau ne remplace pas une démo sur la formule concrète.
Besoins du cabinet
Avant de demander une démo, le cabinet doit documenter son propre profil de travail. Cette fiche de besoins est ce qui permet de comparer de vraies offres, et non de simples plaquettes commerciales :
- Nombre d'entreprises et de personnes.
- Profils fiscaux.
- Sociétés et indépendants.
- Volume de paie.
- Impôt sur le revenu et patrimoine.
- Notifications électroniques.
- Documents et portail client.
- Banques et factures.
- Utilisateurs et sites.
- Télétravail.
- Intégrations.
- Historique.
Démonstration dirigée
Chaque éditeur doit exécuter :
- Création de client.
- Import des factures.
- Écriture et rapprochement.
- Liquidation fiscale.
- IR/IS.
- Paie et cotisations.
- Notification électronique.
- Demande documentaire au client.
- Clôture et livres.
- Export et sortie.
La démonstration utilise des données anonymisées et des cas exceptionnels.
Productivité
La productivité ne s'évalue pas sur une démo isolée, mais sur un travail répété pendant plusieurs semaines avec le même portefeuille de clients. Il convient de mesurer :
- Minutes par écriture.
- Documents traités.
- Rapprochements.
- Incidents.
- Déclarations par utilisateur.
- Reprises.
- Temps de clôture.
- Communications avec le client.
Les automatisations doivent conserver une trace et permettre la correction.
Migration
Avant de migrer, le cabinet doit classer les informations qui basculeront dans le nouveau système et celles qui resteront en archive consultable. Les blocs habituels sont :
- Entreprises.
- Plan comptable et sous-comptes.
- Écritures.
- Fiscal.
- Paie.
- Immobilisations.
- Portefeuille client.
- Documents.
- Historique.
- Utilisateurs.
Réaliser un pilote avec un client complexe. Rapprocher soldes, déclarations, salariés et obligations. Conserver une archive consultable et un plan de retour arrière.
Cloud et exploitation
Le mode cloud ou poste de travail conditionne le quotidien du cabinet autant que le logiciel lui-même. Il convient de comparer, avec des données de l'éditeur et non de simples plaquettes :
- Navigateur ou poste de travail.
- Disponibilité.
- Performance.
- Mises à jour.
- Sauvegardes.
- Accès distant.
- Régions.
- Sous-traitants.
- Export.
- Continuité.
Le cloud ne supprime pas le besoin de reprise d'activité ni de contrôle d'accès.
Intégrations
Un écosystème fiscal fonctionne rarement seul : il se connecte à d'autres outils du cabinet et du client. Les intégrations les plus courantes à vérifier sont :
- Facturation.
- Banques.
- Portail client.
- Signature électronique.
- Notifications.
- Office.
- BI.
- CRM.
- Stockage.
Une intégration annoncée doit être testée avec la version et le volume réels.
Sécurité et RGPD
Le cabinet traite des données fiscales, sociales, de santé et disciplinaires. Exiger :
- Utilisateurs individuels.
- MFA.
- Rôles par portefeuille.
- Journaux.
- Chiffrement.
- Désactivation.
- Contrat de sous-traitance.
- Sous-traitants.
- Transferts.
- Incidents.
- Suppression et sortie.
Le support ne doit pas disposer d'un accès permanent et indiscriminé.
Mise à jour réglementaire
Un cabinet dépend de la capacité de l'éditeur à suivre le rythme des changements réglementaires, pas seulement du bon fonctionnement de la première version. Il convient de demander :
- Calendrier des versions.
- Communication des changements.
- Tests avant mise à jour.
- Support pendant les campagnes.
- Incidents critiques.
- Compatibilité historique.
L'impôt sur le revenu, les clôtures et les campagnes exigent une capacité démontrée.
Coût total
Le prix de la licence reflète rarement le coût réel d'exploitation du système sur plusieurs années. Le coût total de possession doit inclure :
- Licences/modules.
- Utilisateurs.
- Mise en œuvre.
- Migration.
- Formation.
- Support.
- Campagnes.
- Intégrations.
- Infrastructure.
- Sortie.
L'offre doit indiquer ce qu'elle n'inclut pas.
Support
Évaluer l'équipe réelle, le SLA, les horaires, les campagnes, l'escalade, la documentation et la continuité. Un cabinet ne peut pas rester bloqué en pleine campagne déclarative.
Matrice de décision
Une fois ces données réunies, il convient de noter chaque offre avec une matrice pondérée plutôt que de décider sur une impression générale. Une répartition indicative de 100 points pourrait être :
| Critère | Poids |
|---|---|
| Adéquation fonctionnelle | 30 |
| Migration | 15 |
| Productivité | 15 |
| Support | 15 |
| Sécurité | 10 |
| Coût total | 10 |
| Sortie | 5 |
Erreurs fréquentes
- Comparer des modules différents.
- Choisir selon la marque.
- Ne pas tester la campagne.
- Migrer sans rapprochement.
- Ignorer le portail client.
- Ne pas vérifier journaux et droits.
- Ne pas budgéter la formation.
- Sous-estimer l'intégration.
- Ne pas tester l'export.
- Dépendre d'un seul intégrateur.
La plupart de ces erreurs n'apparaissent pas lors de la démo initiale, mais des mois plus tard, quand arrive la première campagne d'impôt sur le revenu ou la première clôture d'exercice sur le nouveau système.
Check-list
Avant de signer, passez cette liste en revue avec l'équipe du cabinet et l'éditeur, lors de la même réunion :
- Périmètre fonctionnel comparable.
- Cas réels.
- Multi-entreprises et campagnes.
- Migration pilote.
- Intégrations.
- Sécurité/RGPD.
- Mises à jour.
- Support et SLA.
- TCO.
- Sortie.
Questions fréquentes
Lequel est le meilleur ?
Cela dépend du portefeuille, des modules, de la méthode de travail et du support. La décision doit passer par un essai dirigé.
Peut-on tout migrer ?
Ce n'est pas toujours recommandé. Il faut définir ce qui doit fonctionner en direct et ce qui peut rester en archive consultable.
Le cloud est-il obligatoire ?
Non par définition. Il faut comparer les formules concrètes et la capacité du cabinet.
Sources consultées
Summum Sistemas peut préparer les besoins, les démos, le TCO et une migration pilote.