Durante años, la factura electrónica obligatoria entre empresas fue una promesa normativa que se aplazaba una y otra vez. Ese periodo de incertidumbre terminó el 31 de marzo de 2026, cuando el Real Decreto 238/2026 (BOE-A-2026-7295) desarrolló técnicamente el mandato de la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas —la llamada Ley Crea y Crece— y fijó un calendario claro, sin margen de interpretación. Si tu empresa emite o recibe facturas de otras empresas o profesionales españoles, tienes una obligación legal que comienza en octubre de 2027 y que exige empezar a prepararse hoy.
¿Qué es la factura electrónica B2B y qué la diferencia de la factura en PDF?
La confusión más habitual es equiparar «factura electrónica» con «enviar un PDF por correo». Son cosas distintas. Una factura electrónica conforme a la Ley Crea y Crece es un documento estructurado en formato legible por máquina —concretamente en el modelo semántico europeo EN 16931 bajo sintaxis UBL (Universal Business Language) o CII (Cross Industry Invoice)— que se intercambia a través de una plataforma acreditada y que queda registrado en un sistema que garantiza su integridad, autenticidad y trazabilidad.
Un PDF no es una factura electrónica a efectos legales: es una imagen de una factura. Tu software debe generar, enviar, recibir y archivar el fichero estructurado; el PDF puede acompañar como presentación visual, pero el dato fiscal lo porta el fichero XML o UBL.
El Real Decreto 238/2026: qué regula exactamente
El RD 238/2026, publicado el 31 de marzo de 2026, desarrolla el artículo 12 de la Ley Crea y Crece y modifica el Reglamento de obligaciones de facturación (RD 1619/2012). Sus puntos clave son:
- Ámbito subjetivo: empresarios y profesionales establecidos en España que realicen operaciones entre sí (B2B), con independencia del importe. Se excluyen operaciones con consumidores finales (B2C) y las ya cubiertas por el SII o el sistema FACe para la Administración Pública.
- Formato obligatorio: estándar europeo EN 16931, en sintaxis UBL o CII. Las plataformas que gestionen el intercambio deberán estar acreditadas o conectadas a la solución pública del Ministerio.
- Estados de pago: novedad relevante —emisor y receptor deben registrar y comunicar el estado de la factura (recibida, aceptada, pagada, impagada) en un plazo máximo de 4 días hábiles desde que se produce. Este mecanismo busca reforzar la Ley de Morosidad y dar a la Agencia Tributaria datos reales sobre plazos de cobro.
- Solución pública: el Ministerio de Economía habilitará una plataforma pública gratuita para pymes y autónomos que no dispongan de software especializado.
- Interoperabilidad: las plataformas privadas deben garantizar el intercambio con cualquier otra plataforma acreditada, evitando el efecto de «jardín vallado» de proveedores tecnológicos.
Fechas definitivas: el calendario que debes marcar en rojo
El RD 238/2026 establece dos fases de entrada en vigor, condicionadas a que la Orden Ministerial de acreditación de plataformas entre en vigor —cuya publicación el RD 238/2026 fija como límite antes del 1 de julio de 2026— y a partir de ahí, los plazos son:
| Perfil de empresa | Criterio | Fecha límite para emitir y recibir |
|---|---|---|
| Grandes empresas | Facturación anual superior a 8 millones de euros | Octubre de 2027 (12 meses desde la entrada en vigor de la Orden Ministerial) |
| Pymes y autónomos | Resto de empresarios y profesionales | Octubre de 2028 (24 meses desde la entrada en vigor de la Orden Ministerial) |
| Todas las empresas (recepción) | Independientemente del tamaño | Desde octubre de 2027 si el emisor es una gran empresa |
Punto crítico para pymes: aunque no estés obligada a emitir hasta 2028, si un proveedor grande te manda facturas electrónicas desde octubre de 2027, debes poder recibirlas y procesarlas. Esto significa que el margen real para adaptar tu sistema es menor de lo que parece.
¿Quién está obligado y quién está excluido?
La norma afecta a todos los empresarios y profesionales establecidos en España que realicen operaciones entre sí sujetas a IVA. Esto incluye sociedades limitadas, sociedades anónimas, autónomos y comunidades de bienes que facturen a otras empresas. Quedan fuera del ámbito:
- Facturas a consumidores finales (B2C).
- Operaciones ya gestionadas por el SII (Suministro Inmediato de Información) —grandes empresas con facturación superior a 6 millones en IVA ya reportan en tiempo real a la AEAT, pero el SII no equivale a factura electrónica B2B.
- Facturas a la Administración Pública, que ya seguían el sistema FACe/FACeB2B.
- Operaciones intracomunitarias y de exportación (aunque el contexto europeo evoluciona hacia ViDA —VAT in the Digital Age—, que afectará a estas operaciones).
La conexión con Verifactu: dos obligaciones que no son lo mismo
Es habitual que las empresas confundan la factura electrónica B2B (Ley Crea y Crece) con Verifactu (Reglamento de sistemas de información de facturación, derivado de la Ley Antifraude). Son dos marcos normativos distintos que conviven:
- Verifactu regula el software de facturación: obliga a que el programa genere registros con huella HMAC-SHA256 encadenados, que pueden (o deben, según el caso) transmitirse en tiempo real a la AEAT. Tras las prórrogas introducidas por el RD-ley 15/2025 (BOE diciembre 2025), los plazos vigentes son enero de 2027 para los obligados sujetos al Impuesto sobre Sociedades y julio de 2027 para el resto de usuarios.
- Factura electrónica B2B regula el intercambio entre empresas: el formato estructurado, las plataformas de intercambio y los estados de pago. Sus plazos son 2027-2028.
Un ERP o software de facturación que quiera ser compliant en 2027 deberá cumplir ambos marcos: el registro Verifactu para la AEAT y el intercambio estructurado EN 16931 para el destinatario empresarial. Si tu software aún no tiene la homologación Verifactu, ese es el primer paso urgente. Puedes conocer en detalle cómo afrontar esta doble adaptación en nuestra página de implantación de Verifactu y factura electrónica.
Qué debe hacer tu ERP o software de facturación ahora
La adaptación técnica requiere cambios en capa de software, en procesos internos y en la relación con proveedores y clientes. Estos son los requisitos concretos:
1. Generación de facturas en formato estructurado
Tu software debe exportar la factura en fichero XML conforme a EN 16931 (UBL 2.1 o CII D16B). Los campos obligatorios incluyen, entre otros: identificación fiscal de emisor y receptor, descripción de las líneas, base imponible, tipo de IVA, importe total y referencias de pago. Los ERP líderes —Odoo, Sage, Microsoft Dynamics— ya tienen módulos específicos; los desarrollos a medida necesitan adaptación explícita.
2. Integración con una plataforma de intercambio acreditada
Las facturas no se envían directamente de empresa a empresa: pasan por una plataforma acreditada que actúa como operador de intercambio. El Ministerio habilitará una opción pública; en el mercado existen operadores privados (Basware, Tungsten, Edicom, entre otros) con distintos modelos de coste y funcionalidad. Tu ERP debe conectarse vía API o WebService a la plataforma elegida.
3. Recepción y procesamiento automático
De nada sirve emitir si no puedes recibir. El sistema debe descargar las facturas entrantes de la plataforma, validar su esquema XML y alimentar automáticamente el módulo de cuentas a pagar. Esto implica revisar los flujos de aprobación internos para que no dependan de leer un PDF en el correo.
4. Registro y comunicación de estados de pago
Esta es la obligación más nueva y la que más cambios de proceso exige. En un plazo máximo de 4 días hábiles, la empresa emisora debe actualizar el estado de la factura (aceptada, rechazada, pagada) y la receptora debe registrar cuándo la ha recibido y cuándo la ha pagado. Esto requiere conexión entre el módulo de tesorería y la plataforma de intercambio.
5. Archivo y conservación
Las facturas electrónicas deben conservarse en su formato original durante el plazo legal (mínimo 4 años en materia fiscal). El archivo debe garantizar integridad, autenticidad y legibilidad. No vale convertir el XML a PDF para archivar: hay que guardar el fichero estructurado.
Tabla comparativa: situación actual vs. requisitos 2027-2028
| Aspecto | Situación habitual hoy | Requisito desde oct. 2027 / oct. 2028 |
|---|---|---|
| Formato de emisión | PDF enviado por email | XML en EN 16931 (UBL o CII) vía plataforma acreditada |
| Formato de recepción | PDF en bandeja de entrada, procesado manualmente | Descarga automática desde plataforma; procesado por el ERP |
| Estados de pago | Sin obligación de comunicar | Notificación en ≤4 días hábiles a la plataforma |
| Verifactu (registro AEAT) | Obligatorio desde ene. 2027 (IS) / jul. 2027 (resto) para usuarios de software | Sigue siendo obligatorio; compatible con B2B |
| Archivo | PDF en carpeta o correo | Fichero XML original conservado con garantías de integridad |
| Plataforma de intercambio | No requerida | Obligatoria (pública o privada acreditada) |
¿Cuánto tiempo se tarda en adaptar un ERP?
Depende del punto de partida. Un ERP como Odoo 17 o Microsoft Dynamics 365 Business Central ya dispone de módulos de factura electrónica que, con la configuración correcta y la integración con una plataforma acreditada, pueden estar operativos en 4 a 8 semanas para una empresa mediana. Un software a medida antiguo o una solución de facturación básica puede requerir meses de desarrollo y pruebas.
Los equipos de Summum Sistemas acompañan a empresas en la adaptación de sus sistemas ERP y de facturación a los requisitos Verifactu y factura electrónica B2B, desde el diagnóstico inicial hasta las pruebas de integración con plataformas. Llevamos desde 2007 implantando sistemas de gestión en pymes y mid-market en Castilla y León y Canarias.
El contexto europeo: ViDA y la facturación electrónica transfronteriza
La Ley Crea y Crece regula la factura electrónica en operaciones nacionales B2B. Pero el marco europeo avanza en paralelo. La iniciativa ViDA (VAT in the Digital Age), aprobada a nivel comunitario, prevé extender la facturación electrónica y el reporte en tiempo real a las operaciones intracomunitarias entre empresas de distintos Estados miembros de la UE. Los plazos de ViDA arrancan en 2028 para determinadas operaciones. Las empresas que exporten o compren intracomunitariamente deberán preparar sus sistemas para un escenario de reporting dual: nacional (EN 16931 vía plataforma española) e intracomunitario (Peppol BIS Billing 3.0 hacia el hub de la Comisión Europea).
Preguntas frecuentes
¿Debo adaptarme si soy autónomo con pocos clientes empresariales?
Sí. La Ley Crea y Crece y el RD 238/2026 no establecen un umbral de facturación mínimo para los autónomos: si eres empresario o profesional y facturas a otras empresas o profesionales, estás incluido. Tu plazo es octubre de 2028. Aunque hay plataformas de bajo coste e incluso la solución pública del Ministerio, debes verificar que tu software de facturación esté adaptado antes de esa fecha.
¿Qué ocurre si no cumplo en los plazos?
La Ley 18/2022 establece un régimen sancionador. Las infracciones por incumplimiento de la obligación de facturar electrónicamente se tipifican como infracciones tributarias formales, con multas que pueden ir desde 300 € hasta el 1% de la facturación afectada, según la gravedad y reiteración. Además, si tu cliente está obligado a recibir facturas electrónicas y no puedes emitirlas, podrías encontrarte en una situación de incumplimiento contractual.
¿Puedo usar cualquier plataforma de intercambio o tengo que ir a la del Ministerio?
Podrás usar cualquier plataforma privada que haya obtenido la acreditación del Ministerio de Economía, Comercio y Empresa, o la plataforma pública que el propio Ministerio habilitará de forma gratuita. La interoperabilidad entre plataformas es obligatoria: si tu cliente usa una plataforma distinta a la tuya, el intercambio debe producirse de forma transparente. Elige la plataforma en función de tus volúmenes, coste por transacción e integración con tu ERP o software de facturación.
¿La factura electrónica B2B sustituye al SII?
No. Son dos sistemas que coexisten con objetivos distintos. El SII (Suministro Inmediato de Información) es una obligación de reporte de datos de IVA en tiempo real a la AEAT para empresas con facturación superior a 6 millones de euros; no implica intercambio electrónico con el destinatario. La factura electrónica B2B regula el formato y el canal de intercambio entre las propias empresas. Si ya estás en el SII, sigues estando en el SII; adicionalmente tendrás que cumplir con la factura electrónica B2B en los plazos marcados.