Pendant des années, la facturation électronique obligatoire entre entreprises a été une promesse réglementaire sans cesse repoussée. Cette période d'incertitude a pris fin le 31 mars 2026, lorsque le décret royal 238/2026 (BOE-A-2026-7295) a développé techniquement le mandat de la loi 18/2022 sur la création et la croissance des entreprises — la loi dite Crea y Crece — et a fixé un calendrier clair, sans marge d'interprétation. Si votre entreprise émet ou reçoit des factures d'autres entreprises ou professionnels espagnols, vous avez une obligation légale qui commence en octobre 2027 et qui exige de commencer à vous préparer dès aujourd'hui.
Qu'est-ce que la facture électronique B2B et en quoi diffère-t-elle d'une facture PDF ?
La confusion la plus fréquente consiste à assimiler «facture électronique» à «envoyer un PDF par e-mail». Ce sont deux choses différentes. Une facture électronique conforme à la loi Crea y Crece est un document structuré lisible par machine — plus précisément selon le modèle sémantique européen EN 16931 sous syntaxe UBL (Universal Business Language) ou CII (Cross Industry Invoice) — échangé via une plateforme accréditée et enregistré dans un système garantissant son intégrité, son authenticité et sa traçabilité.
Un PDF n'est pas une facture électronique au sens légal : c'est une image d'une facture. Votre logiciel doit générer, envoyer, recevoir et archiver le fichier structuré ; le PDF peut l'accompagner à titre de présentation visuelle, mais la donnée fiscale est portée par le fichier XML ou UBL.
Le décret royal 238/2026 : ce qu'il réglemente exactement
Le RD 238/2026, publié le 31 mars 2026, développe l'article 12 de la loi Crea y Crece et modifie le règlement sur les obligations de facturation (RD 1619/2012). Ses points clés sont :
- Champ d'application personnel : les entrepreneurs et professionnels établis en Espagne qui réalisent des opérations entre eux (B2B), quel que soit le montant. Sont exclues les opérations avec les consommateurs finaux (B2C) et celles déjà couvertes par le SII ou le système FACe pour les administrations publiques.
- Format obligatoire : la norme européenne EN 16931, en syntaxe UBL ou CII. Les plateformes gérant l'échange devront être accréditées ou connectées à la solution publique du ministère.
- États de paiement : nouveauté importante — l'émetteur et le destinataire doivent enregistrer et communiquer le statut de la facture (reçue, acceptée, payée, impayée) dans un délai maximum de 4 jours ouvrables à compter de l'événement. Ce mécanisme vise à renforcer la loi sur les délais de paiement et à fournir à l'Agence fiscale des données réelles sur les délais d'encaissement.
- Solution publique : le ministère de l'Économie mettra à disposition une plateforme publique gratuite pour les PME et les travailleurs indépendants ne disposant pas de logiciel spécialisé.
- Interopérabilité : les plateformes privées doivent garantir l'échange avec toute autre plateforme accréditée, évitant ainsi l'effet de «jardin fermé» des fournisseurs technologiques.
Dates définitives : le calendrier à marquer en rouge
Le RD 238/2026 prévoit deux phases d'entrée en vigueur, conditionnées à l'entrée en vigueur de l'arrêté ministériel d'accréditation des plateformes — dont le RD 238/2026 fixe la publication avant le 1er juillet 2026 — et à partir de là, les délais sont :
| Profil d'entreprise | Critère | Date limite pour émettre et recevoir |
|---|---|---|
| Grandes entreprises | Chiffre d'affaires annuel supérieur à 8 millions d'euros | Octobre 2027 (12 mois après l'entrée en vigueur de l'arrêté ministériel) |
| PME et travailleurs indépendants | Tous les autres entrepreneurs et professionnels | Octobre 2028 (24 mois après l'entrée en vigueur de l'arrêté ministériel) |
| Toutes les entreprises (réception) | Quelle que soit la taille | À partir d'octobre 2027 si l'émetteur est une grande entreprise |
Point critique pour les PME : même si vous n'êtes pas obligée d'émettre avant 2028, si un grand fournisseur vous envoie des factures électroniques à partir d'octobre 2027, vous devez être en mesure de les recevoir et de les traiter. Cela signifie que la marge réelle pour adapter votre système est plus courte qu'il n'y paraît.
Qui est concerné et qui est exclu ?
La réglementation s'applique à tous les entrepreneurs et professionnels établis en Espagne qui réalisent entre eux des opérations soumises à la TVA. Cela inclut les sociétés à responsabilité limitée, les sociétés anonymes, les travailleurs indépendants et les communautés de biens qui facturent à d'autres entreprises. Les éléments suivants tombent hors du champ d'application :
- Les factures aux consommateurs finaux (B2C).
- Les opérations déjà gérées par le SII (Suministro Inmediato de Información) — les grandes entreprises dont le chiffre d'affaires TVA dépasse 6 millions d'euros déclarent déjà en temps réel à l'AEAT, mais le SII n'équivaut pas à la facturation électronique B2B.
- Les factures aux administrations publiques, qui suivaient déjà le système FACe/FACeB2B.
- Les opérations intra-communautaires et d'exportation (bien que le contexte européen évolue vers ViDA — VAT in the Digital Age — qui affectera ces opérations).
Le lien avec Verifactu : deux obligations qui ne sont pas identiques
Les entreprises confondent souvent la facturation électronique B2B (loi Crea y Crece) avec Verifactu (règlement sur les systèmes d'information de facturation, issu de la loi anti-fraude). Ce sont deux cadres réglementaires distincts qui coexistent :
- Verifactu réglemente le logiciel de facturation : il oblige le programme à générer des enregistrements avec des empreintes HMAC-SHA256 enchaînées, qui peuvent (ou doivent, selon le cas) être transmises en temps réel à l'AEAT. À la suite des reports introduits par le décret-loi royal 15/2025 (BOE décembre 2025), les délais en vigueur sont janvier 2027 pour les contribuables soumis à l'impôt sur les sociétés et juillet 2027 pour les autres utilisateurs.
- La facturation électronique B2B réglemente l'échange entre entreprises : le format structuré, les plateformes d'échange et les états de paiement. Ses délais sont fixés à 2027–2028.
Un ERP ou logiciel de facturation souhaitant être conforme en 2027 devra respecter les deux cadres : l'enregistrement Verifactu pour l'AEAT et l'échange structuré EN 16931 pour le destinataire professionnel. Si votre logiciel ne dispose pas encore de l'homologation Verifactu, c'est la première étape urgente. Vous pouvez découvrir en détail comment aborder cette double adaptation sur notre page de service implantation Verifactu et facturation électronique.
Ce que votre ERP ou logiciel de facturation doit faire maintenant
L'adaptation technique nécessite des changements au niveau logiciel, dans les processus internes et dans la relation avec les fournisseurs et clients. Voici les exigences concrètes :
1. Génération de factures au format structuré
Votre logiciel doit exporter la facture sous forme de fichier XML conforme à EN 16931 (UBL 2.1 ou CII D16B). Les champs obligatoires comprennent notamment : l'identification fiscale de l'émetteur et du destinataire, la description des lignes, la base imposable, le taux de TVA, le montant total et les références de paiement. Les ERP leaders — Odoo, Sage, Microsoft Dynamics — disposent déjà de modules spécifiques ; les développements sur mesure nécessitent une adaptation explicite.
2. Intégration avec une plateforme d'échange accréditée
Les factures ne sont pas envoyées directement d'entreprise à entreprise : elles transitent par une plateforme accréditée qui agit en tant qu'opérateur d'échange. Le ministère mettra à disposition une option publique ; sur le marché, il existe des opérateurs privés (Basware, Tungsten, Edicom, entre autres) avec différents modèles de coût et de fonctionnalité. Votre ERP doit se connecter via API ou WebService à la plateforme choisie.
3. Réception et traitement automatiques
Il ne sert à rien d'émettre si vous ne pouvez pas recevoir. Le système doit télécharger les factures entrantes depuis la plateforme, valider leur schéma XML et alimenter automatiquement le module de comptes fournisseurs. Cela implique de revoir les flux d'approbation internes pour qu'ils ne dépendent plus de la lecture d'un PDF dans la boîte de réception.
4. Enregistrement et communication des états de paiement
C'est l'obligation la plus récente et celle qui exige le plus de changements de processus. Dans un délai maximum de 4 jours ouvrables, l'entreprise émettrice doit mettre à jour le statut de la facture (acceptée, rejetée, payée) et le destinataire doit enregistrer à quelle date il l'a reçue et à quelle date il l'a payée. Cela nécessite une connexion entre le module de trésorerie et la plateforme d'échange.
5. Archivage et conservation
Les factures électroniques doivent être conservées dans leur format original pendant la durée légale (au minimum 4 ans en matière fiscale). L'archivage doit garantir l'intégrité, l'authenticité et la lisibilité. Convertir le XML en PDF à des fins d'archivage n'est pas acceptable : le fichier structuré doit être conservé.
Tableau comparatif : situation actuelle vs. exigences 2027–2028
| Aspect | Situation habituelle aujourd'hui | Exigence à partir d'oct. 2027 / oct. 2028 |
|---|---|---|
| Format d'émission | PDF envoyé par e-mail | XML en EN 16931 (UBL ou CII) via plateforme accréditée |
| Format de réception | PDF dans la boîte de réception, traité manuellement | Téléchargement automatique depuis la plateforme ; traitement par l'ERP |
| États de paiement | Aucune obligation de communication | Notification en ≤4 jours ouvrables à la plateforme |
| Verifactu (enregistrement AEAT) | Obligatoire depuis jan. 2027 (IS) / juil. 2027 (autres) pour les utilisateurs de logiciels | Reste obligatoire ; compatible avec le B2B |
| Archivage | PDF dans un dossier ou par e-mail | Fichier XML original conservé avec garanties d'intégrité |
| Plateforme d'échange | Non requise | Obligatoire (publique ou privée accréditée) |
Combien de temps faut-il pour adapter un ERP ?
Cela dépend du point de départ. Un ERP tel qu'Odoo 17 ou Microsoft Dynamics 365 Business Central dispose déjà de modules de facturation électronique qui, avec la configuration correcte et l'intégration à une plateforme accréditée, peuvent être opérationnels en 4 à 8 semaines pour une entreprise de taille moyenne. Un logiciel sur mesure ancien ou une solution de facturation basique peut nécessiter des mois de développement et de tests.
Les équipes de Summum Sistemas accompagnent les entreprises dans l'adaptation de leurs systèmes ERP et de facturation aux exigences Verifactu et de facturation électronique B2B, du diagnostic initial jusqu'aux tests d'intégration avec les plateformes. Nous implantons des systèmes de gestion dans des PME et des entreprises de taille intermédiaire en Castille-et-León et aux Îles Canaries depuis 2007.
Le contexte européen : ViDA et la facturation électronique transfrontalière
La loi Crea y Crece réglemente la facturation électronique dans les opérations nationales B2B. Mais le cadre européen avance en parallèle. L'initiative ViDA (VAT in the Digital Age), approuvée au niveau communautaire, prévoit d'étendre la facturation électronique et le reporting en temps réel aux opérations intra-communautaires entre entreprises de différents États membres de l'UE. Les délais de ViDA commencent en 2028 pour certaines opérations. Les entreprises qui exportent ou réalisent des achats intra-communautaires devront préparer leurs systèmes à un scénario de reporting dual : national (EN 16931 via plateforme espagnole) et intra-communautaire (Peppol BIS Billing 3.0 vers le hub de la Commission européenne).
Questions fréquentes
Dois-je m'adapter si je suis travailleur indépendant avec peu de clients professionnels ?
Oui. La loi Crea y Crece et le RD 238/2026 n'établissent pas de seuil de chiffre d'affaires minimum pour les travailleurs indépendants : si vous êtes entrepreneur ou professionnel et que vous facturez à d'autres entreprises ou professionnels, vous êtes concerné. Votre délai est octobre 2028. Bien qu'il existe des plateformes à faible coût et même la solution publique du ministère, vous devez vérifier que votre logiciel de facturation est adapté avant cette date.
Que se passe-t-il si je ne respecte pas les délais ?
La loi 18/2022 établit un régime de sanctions. Les infractions au non-respect de l'obligation de facturation électronique sont qualifiées d'infractions fiscales formelles, avec des amendes pouvant aller de 300 € à 1 % du chiffre d'affaires concerné, selon la gravité et la récidive. De plus, si votre client est tenu de recevoir des factures électroniques et que vous n'êtes pas en mesure d'en émettre, vous pourriez vous trouver en situation de manquement contractuel.
Puis-je utiliser n'importe quelle plateforme d'échange ou dois-je utiliser celle du ministère ?
Vous pourrez utiliser toute plateforme privée ayant obtenu l'accréditation du ministère de l'Économie, du Commerce et de l'Entreprise, ou la plateforme publique que le ministère lui-même mettra à disposition gratuitement. L'interopérabilité entre plateformes est obligatoire : si votre client utilise une plateforme différente de la vôtre, l'échange doit se produire de manière transparente. Choisissez la plateforme en fonction de vos volumes, du coût par transaction et de l'intégration avec votre ERP ou logiciel de facturation.
La facturation électronique B2B remplace-t-elle le SII ?
Non. Ce sont deux systèmes qui coexistent avec des objectifs distincts. Le SII (Suministro Inmediato de Información) est une obligation de déclaration des données de TVA en temps réel à l'AEAT pour les entreprises dont le chiffre d'affaires dépasse 6 millions d'euros ; il n'implique pas d'échange électronique avec le destinataire. La facturation électronique B2B réglemente le format et le canal d'échange entre les entreprises elles-mêmes. Si vous êtes déjà dans le SII, vous restez dans le SII ; vous devrez en outre vous conformer à la facturation électronique B2B dans les délais fixés.