Verifactu : qu'est-ce que c'est, délais et comment s'adapter

Si vous dirigez une entreprise en Espagne et utilisez un logiciel de facturation, vous avez sans doute entendu le mot Verifactu ces derniers mois. Vous avez probablement aussi reçu un e-mail de votre fournisseur d'ERP ou de logiciel de gestion vous disant qu'il est « déjà adapté » ou qu'il faut « renouveler votre licence ». Mais qu'est-ce que Verifactu exactement, qu'exige le règlement et pour quand faut-il l'avoir mis en place ? Cet article répond à ces questions avec précision, sans jargon inutile et avec les délais réels fixés par l'Agence fiscale espagnole (AEAT).

Ce qu'est Verifactu et d'où il vient

Verifactu est le système d'enregistrement de facturation vérifiable établi par le décret royal 1007/2023, du 5 décembre, qui approuve le règlement relatif aux exigences que doivent respecter les systèmes informatiques de facturation (connu sous le nom de règlement SIF). Son nom complet dans le règlement est « sistema de emisión de facturas verificables » (système d'émission de factures vérifiables), bien qu'en pratique tout le monde l'appelle simplement Verifactu.

L'objectif du règlement est d'éliminer ce que l'on appelle les « logiciels à double usage » ou zapato software : des programmes qui permettaient aux entreprises de tenir une double comptabilité, d'enregistrer des ventes non déclarées ou de manipuler des factures émises sans laisser de trace. L'AEAT estime que ce type de fraude entraînait une perte de plusieurs milliards d'euros de recettes fiscales chaque année. Verifactu ferme cette porte en exigeant que chaque facture soit chaînée cryptographiquement à la précédente et, en option, envoyée en temps réel aux serveurs de l'Agence fiscale.

Le règlement affecte directement les logiciels de facturation : les programmes doivent respecter les exigences techniques du règlement et, si le contribuable choisit le mode d'envoi, chaque enregistrement de facturation est automatiquement transmis à l'AEAT au moment même de son émission.

Verifactu vs SII : quelle est la différence

Une source fréquente de confusion chez les directeurs financiers est de mélanger Verifactu avec le SII (Suministro Inmediato de Información). Ce sont des obligations distinctes qui coexistent :

En résumé : si vous êtes déjà au SII, le Règlement Verifactu ne s'applique pas à vous (art. 3.3 du RD 1007/2023). Et si vous n'êtes pas au SII, Verifactu s'applique quand même à vous, car il porte sur le logiciel, pas sur le recensement de TVA.

Les deux modes de conformité : Verifactu et non-Verifactu

Le règlement SIF autorise deux modes de conformité pour les logiciels :

• Mode Verifactu (transmission à l'AEAT) : chaque enregistrement de facturation est envoyé au siège électronique de l'AEAT au moment de son émission. En contrepartie, le contribuable est dispensé de conserver certains registres localement et la facture porte un code QR que le destinataire peut vérifier sur le site de l'AEAT.
• Mode non-Verifactu (registre local chaîné) : le logiciel chaîne cryptographiquement chaque facture à la précédente au moyen d'un hash SHA-256, mais rien n'est envoyé automatiquement à l'AEAT. Les registres sont conservés localement et l'AEAT peut les demander lors d'un contrôle.

Les deux modes sont valides. La différence pratique pour l'entreprise est qu'en mode Verifactu, l'AEAT dispose déjà des données avant toute demande, ce qui simplifie les contrôles mais implique un flux de données constant. En mode non-Verifactu, le logiciel doit tout de même respecter toutes les exigences techniques du règlement (immuabilité, traçabilité, empreinte numérique), mais il n'y a pas de transmission automatique.

Il existe un troisième scénario : les contribuables soumis au SII, qui transmettent déjà leurs registres de TVA en temps réel. L'article 3.3 du RD 1007/2023 les exclut directement du Règlement Verifactu, si bien que leur logiciel n'a pas besoin d'intégrer le chaînage des registres exigé par la norme tant qu'ils restent au SII.

Délais obligatoires en 2025 et 2026

C'est le point qui génère le plus de confusion, en partie parce que les délais ont été modifiés depuis la publication du règlement. Suite à l'approbation de l'arrêté HAC/1177/2024, du 17 octobre (qui apporte le développement technique du RD 1007/2023), et des modifications ultérieures introduites par le décret royal 254/2025 du 1er avril et le décret-loi royal 15/2025 du 2 décembre, le calendrier actuel est le suivant :

Important : à la date de publication de cet article (juin 2026), les délais ne sont pas encore expirés mais approchent. Le décret-loi royal 15/2025 du 2 décembre a prorogé les délais d'adaptation au 1er janvier 2027 pour les personnes morales (assujetties à l'impôt sur les sociétés) et au 1er juillet 2027 pour les travailleurs indépendants et les autres assujettis. Si votre entreprise n'a pas encore entamé son adaptation, le temps presse, et les sanctions prévues par l'article 201 bis de la loi générale fiscale — une amende fixe de 50 000 € par exercice fiscal pour quiconque détient un logiciel non conforme — s'appliqueront une fois ces délais dépassés.

Ce que votre logiciel doit faire exactement pour être conforme

Les exigences techniques établies par le RD 1007/2023 et l'arrêté HAC/1177/2024 peuvent se résumer en quatre grands blocs :

1. Immuabilité et intégrité : une fois émise, une facture ne peut être modifiée ou supprimée sans laisser une trace auditée. Si vous devez la corriger, vous devez émettre un avoir lié.
2. Chaînage des registres (hash) : chaque enregistrement de facturation intègre l'empreinte numérique SHA-256 de l'enregistrement précédent, formant une chaîne inaltérable. Si quelqu'un manipule un enregistrement, toute la chaîne suivante est invalidée.
3. Code QR obligatoire : chaque facture émise avec le logiciel doit inclure un code QR permettant de vérifier son authenticité sur le siège électronique de l'AEAT.
4. Identifiant VERI*FACTU : si le logiciel fonctionne en mode Verifactu (transmission à l'AEAT), les factures portent également la mention « VERI*FACTU » et le code de vérification en ligne QRSAT.

Le logiciel doit également enregistrer les événements d'accès et toute tentative de falsification, maintenir un registre des factures émises avec les champs définis par le règlement et permettre l'export des données au format XML spécifique exigé par l'AEAT pour ses contrôles.

Comment Verifactu affecte votre ERP actuel

Si vous utilisez un ERP généraliste (Odoo, Sage 200, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Holded, A3ERP ou autres), votre fournisseur a très probablement déjà publié une mise à jour intégrant le module SIF. Cependant, la mise à jour n'est pas automatique dans tous les cas : elle peut exiger d'activer le module, de migrer vers une nouvelle version de licence ou de configurer les paramètres de connexion à l'AEAT si vous choisissez le mode Verifactu.

Les points de friction les plus courants que nous rencontrons dans les projets d'adaptation sont :

• ERP avec développements sur mesure : si votre entreprise a des personnalisations sur le module de facturation, la mise à jour du fournisseur peut casser ces développements. La compatibilité doit être vérifiée avant la mise à jour en production.
• Logiciels sectoriels verticaux : dans l'hôtellerie-restauration, la santé, le commerce de détail ou la construction, il est courant de trouver des logiciels de facturation propriétaires ou de niche qui n'ont pas encore publié leur version conforme SIF. Dans ces cas, il peut être nécessaire de changer de fournisseur ou de développer le module de zéro.
• Facturation depuis plusieurs points : si vous émettez des factures depuis plusieurs succursales, terminaux de point de vente ou applications différentes, ils doivent tous partager la même chaîne de registres, ou chacun être conforme indépendamment s'ils constituent des systèmes séparés.
• Factures papier ou PDF manuelles : les factures générées en dehors d'un logiciel (dans Excel, Word ou des outils similaires) ne sont pas conformes à Verifactu. Si votre entreprise émet encore des factures de cette façon, vous devrez migrer ce processus vers un système conforme.

Si vous avez besoin d'aide pour évaluer l'état de votre logiciel actuel et planifier l'adaptation, notre service Verifactu et facturation électronique inclut un diagnostic initial gratuit pour déterminer exactement les changements nécessaires dans votre cas précis.

Verifactu et la facturation électronique B2B obligatoire : des obligations distinctes

Une autre erreur fréquente consiste à confondre Verifactu avec la facture électronique B2B obligatoire exigée par la loi 18/2022 (Ley Crea y Crece). Bien qu'elles soient liées car toutes deux affectent la manière dont les factures sont émises, ce sont des obligations aux calendriers et aux champs d'application différents :

• Verifactu affecte le logiciel qui génère les factures : il exige le chaînage, l'intégrité et la traçabilité, que la facture parvienne au client sur papier, en PDF ou dans un format électronique structuré.
• La facture électronique B2B obligatoire affecte le format de remise au client : elle exige que les factures entre entreprises soient émises et reçues dans un format électronique structuré (Facturae XML ou autres équivalents validés), avec accusé de réception.

Le règlement d'application de la Ley Crea y Crece a été publié sous la forme du décret royal 238/2026 du 25 mars (Journal officiel de l'État du 31 mars 2026) et établit les formats acceptés, la plateforme publique d'échange gérée par l'AEAT et les délais de la facture électronique B2B obligatoire : 12 et 24 mois à compter de l'entrée en vigueur de l'arrêté ministériel relatif à la solution publique, qui n'est pas encore publié. Les deux règlements peuvent coexister dans le même ERP, mais vous devez veiller à ce que le logiciel respecte les deux exigences séparément.

Sanctions en cas de non-conformité

La loi 58/2003, loi générale fiscale (LGT), modifiée par la loi 11/2021 relative aux mesures de prévention et de lutte contre la fraude fiscale, a introduit l'article 201 bis, qui qualifie d'infraction grave la fabrication, la production et la commercialisation de systèmes informatiques de facturation qui ne respectent pas les spécifications techniques réglementaires, ainsi que leur détention lorsqu'ils ne sont pas dûment certifiés ou ont été modifiés. Les conséquences pratiques sont :

• Une amende fixe de 50 000 € par exercice pour quiconque détient un système de facturation qui n'est pas dûment certifié alors qu'il devrait l'être, ou qui a été modifié (article 201 bis, paragraphes 2 et 4).
• Le fabricant, producteur ou distributeur du logiciel encourt une autre amende fixe : 150 000 € par exercice avec des ventes et par type de programme concerné (paragraphes 1 et 4).
• Dans le cadre d'un contrôle fiscal, l'utilisation d'un logiciel non conforme peut être considérée comme un indice de fraude fiscale et entraîner des mesures de contrôle plus larges.

Étant donné que l'échéance pour les personnes morales est fixée au 1er janvier 2027 (et au 1er juillet 2027 pour les travailleurs indépendants), toute entreprise qui atteint ces dates avec un logiciel non adapté s'exposera à ces sanctions. La diligence requise implique de commencer l'adaptation bien à l'avance et de vérifier auprès du fournisseur que le logiciel sera conforme SIF avant l'échéance applicable.

Comment planifier votre adaptation : étapes concrètes

Si vous n'avez pas encore terminé l'adaptation, ou si vous avez des doutes sur la conformité réelle de votre logiciel au règlement, nous recommandons de suivre ces étapes :

1. Auditez votre logiciel actuel : contactez votre fournisseur et demandez une confirmation écrite que son produit est conforme au RD 1007/2023 et à l'arrêté HAC/1177/2024. Demandez le numéro de version ou l'identifiant de la déclaration responsable.
2. Vérifiez les modules actifs : dans les ERP modulaires (Odoo, Dynamics, Sage), la conformité Verifactu exige généralement d'activer un module spécifique. Confirmez qu'il est actif et correctement configuré.
3. Choisissez votre mode de fonctionnement : décidez si vous fonctionnez en mode Verifactu (transmission automatique à l'AEAT) ou en mode registre local. La première option simplifie les contrôles ; la seconde vous donne plus de contrôle sur les données.
4. Mettez à jour vos documents de facture : assurez-vous que les factures imprimées ou envoyées par e-mail incluent le code QR obligatoire et, si vous utilisez le mode Verifactu, la mention « VERI*FACTU ».
5. Formez votre équipe administrative : le personnel qui émet des factures doit savoir qu'il ne peut pas annuler ou modifier manuellement les registres, et que toute correction doit se faire via un avoir formel.
6. Documentez votre conformité : conservez les preuves de la version du logiciel utilisée, de la date d'activation du module et de toute communication avec le fournisseur. C'est votre défense en cas de contrôle éventuel.

Chez Summum Sistemas, nous implantons et adaptons des ERP pour des entreprises de Castille-et-León et des Canaries depuis 2017, et nous avons accompagné l'adaptation à Verifactu de clients utilisant des solutions aussi diverses qu'Odoo, Sage 200, Business Central et des logiciels sectoriels verticaux. Si votre plateforme est Microsoft, nous abordons l'implantation de Business Central de la même façon. Le processus est plus simple qu'il n'y paraît lorsqu'on l'aborde avec la bonne méthode.

Questions fréquentes

Verifactu est-il obligatoire pour les travailleurs indépendants en 2026 ?

Pas encore. Suite aux prorogations de délais introduites par le décret-loi royal 15/2025, les travailleurs indépendants et les professionnels ont jusqu'au 1er juillet 2027 pour utiliser un logiciel de facturation conforme SIF. Cependant, de nombreux fournisseurs de logiciels ont déjà mis à jour leurs produits, et il est conseillé de ne pas attendre le dernier moment pour effectuer le changement et résoudre d'éventuels problèmes techniques.

Que se passe-t-il si mon fournisseur d'ERP n'a pas encore mis à jour son logiciel ?

Si votre fournisseur n'a pas publié de version adaptée au RD 1007/2023, vous avez un problème : continuer à utiliser ce logiciel vous expose aux sanctions de l'article 201 bis de la loi générale fiscale. Dans ce cas, vous devez exiger par écrit une date de livraison ferme et, à défaut, envisager de migrer vers un autre ERP qui, lui, est conforme. Ce n'est pas une décision confortable, mais le risque de continuer avec un logiciel non conforme est plus grand que le coût d'une migration.

Dois-je envoyer toutes mes factures à l'AEAT avec Verifactu ?

Seulement si vous choisissez le mode Verifactu (transmission automatique). Le règlement autorise aussi le mode non-Verifactu, dans lequel le logiciel chaîne et protège les registres localement sans les envoyer automatiquement à l'AEAT. Les données sont stockées dans votre système et ne sont transmises à l'AEAT qu'en cas de demande ou de contrôle. Les deux modes sont légalement valides ; le choix dépend de votre préférence opérationnelle et de la configuration de votre logiciel.

Les factures simplifiées (tickets) sont-elles également concernées par Verifactu ?

Oui. Le règlement SIF s'applique à tous les documents que le logiciel de facturation génère comme preuve de transactions économiques, y compris les factures simplifiées. Si votre entreprise émet des tickets via un terminal de point de vente ou un logiciel de caisse, ce système doit également respecter les exigences techniques du règlement. Les fournisseurs de logiciels de point de vente sont également tenus d'adapter leurs produits.