Verifactu : qu'est-ce que c'est, délais et logiciel compatible

Si vous avez une entreprise en Espagne et que vous utilisez un logiciel de facturation, vous avez certainement entendu parler de Verifactu au cours des derniers mois. Vous avez probablement aussi reçu un e-mail de votre fournisseur d'ERP ou de logiciel de gestion indiquant qu'il est «déjà conforme» ou que «vous devez renouveler votre licence». Mais qu'est-ce que Verifactu exactement, qu'oblige la norme à faire et quand devez-vous l'avoir mis en œuvre ? Cet article répond à ces questions avec précision, sans jargon inutile et avec les délais réels fixés par l'Agence fiscale espagnole (AEAT).

Qu'est-ce que Verifactu et d'où vient-il

Verifactu est le système de registre de facturation vérifiable établi par le Décret royal 1007/2023, du 5 décembre, qui approuve le Règlement sur les exigences que doivent satisfaire les Systèmes Informatiques de Facturation (connu sous le nom de Règlement SIF). Son nom complet dans la norme est «sistema de emisión de facturas verificables» (système d'émission de factures vérifiables), bien que dans la pratique tout le monde l'appelle simplement Verifactu.

L'objectif de la norme est d'éliminer le «logiciel à double usage» ou software zapato : des programmes qui permettaient de tenir une double comptabilité, d'enregistrer des ventes au noir ou de manipuler des factures émises sans laisser de trace. L'AEAT estime que ce type de fraude provoquait une perte de recettes fiscales de plusieurs milliards d'euros par an. Verifactu ferme cette porte en exigeant que chaque facture soit cryptographiquement enchaînée à la précédente et, optionnellement, envoyée en temps réel aux serveurs de l'Agence fiscale.

La norme affecte directement le logiciel de facturation : les programmes doivent se conformer aux exigences techniques du règlement et, si le contribuable choisit le mode d'envoi, chaque enregistrement de facturation est transmis automatiquement à l'AEAT au moment même de son émission.

Verifactu vs. SII : quelle est la différence

Une confusion fréquente chez les responsables administratifs et les directeurs financiers est de mélanger Verifactu avec le SII (Suministro Inmediato de Información). Ce sont des obligations distinctes qui coexistent :

En résumé : si vous êtes déjà assujetti au SII, Verifactu ne le remplace pas ; ce sont des couches distinctes. Et si vous n'êtes pas assujetti au SII, Verifactu s'applique quand même car il agit sur le logiciel, et non sur le recensement de TVA.

Les deux modes de conformité : Verifactu et non-Verifactu

Le Règlement SIF prévoit deux modes de conformité pour le logiciel :

• Mode Verifactu (envoi à l'AEAT) : chaque enregistrement de facturation est transmis au siège électronique de l'AEAT au moment de son émission. En contrepartie, le contribuable est dispensé de conserver certains registres en local et la facture porte un code QR que le destinataire peut vérifier sur le site de l'AEAT.
• Mode non-Verifactu (registre local enchaîné) : le logiciel enchaîne cryptographiquement chaque facture à la précédente au moyen d'un hash SHA-256, mais n'envoie rien à l'AEAT de façon automatique. Les registres sont conservés en local et l'AEAT peut les demander lors de tout contrôle.

Les deux modes sont valides. La différence pratique pour l'entreprise est qu'en mode Verifactu l'AEAT dispose déjà des données avant toute demande, ce qui simplifie les contrôles mais implique un flux de données constant. En mode non-Verifactu, le logiciel doit tout de même respecter toutes les exigences techniques du règlement (inaltérabilité, traçabilité, empreinte numérique), mais il n'y a pas d'envoi automatique.

Il existe un troisième cas : les contribuables assujettis au SII qui envoient déjà leurs registres de TVA en temps réel. Pour eux, la conformité Verifactu est considérée comme équivalente, à condition que le logiciel intègre également l'enchaînement des enregistrements exigé par le RD 1007/2023. Leur fournisseur d'ERP doit vérifier ce point.

Délais d'obligation en 2025 et 2026

C'est le point qui génère le plus de confusion, en partie parce que les délais ont été modifiés depuis la publication du règlement. Après l'approbation de l'Ordre HAC/1177/2024, du 17 octobre (qui développe techniquement le RD 1007/2023), et les modifications successives introduites par le Décret royal 254/2025 du 1er avril et le Décret-loi royal 15/2025 du 2 décembre, le calendrier en vigueur est le suivant :

Attention : à la date de publication de cet article (juin 2026), les délais ne sont pas encore échus, mais ils approchent. Le Décret-loi royal 15/2025 du 2 décembre a prolongé les délais d'adaptation jusqu'au 1er janvier 2027 pour les personnes morales (IS) et jusqu'au 1er juillet 2027 pour les travailleurs indépendants et autres obligés. Si votre entreprise n'a pas encore entamé son adaptation, le temps disponible se réduit et les sanctions de l'article 201 bis de la Loi générale fiscale — qui peuvent atteindre 50 000 € par exercice fiscal pour les utilisateurs de logiciels non conformes — s'appliqueront dès l'expiration de ces délais.

Ce que votre logiciel doit faire exactement pour être conforme

Les exigences techniques établies par le RD 1007/2023 et l'Ordre HAC/1177/2024 se résument en quatre grands blocs :

1. Inaltérabilité et intégrité : une fois émise, une facture ne peut être modifiée ni supprimée sans laisser une trace auditée. Si vous devez la corriger, vous devez émettre une facture rectificative liée.
2. Enchaînement des enregistrements (hash) : chaque enregistrement de facturation incorpore l'empreinte numérique SHA-256 de l'enregistrement précédent, formant une chaîne inaltérable. Si quelqu'un manipule un enregistrement, toute la chaîne ultérieure est invalidée.
3. Code QR obligatoire : chaque facture émise avec le logiciel doit inclure un code QR permettant de vérifier son authenticité sur le siège électronique de l'AEAT.
4. Identifiant VERI*FACTU : si le logiciel fonctionne en mode Verifactu (envoi à l'AEAT), les factures portent également la mention «VERI*FACTU» et le code QRSAT de vérification en ligne.

Le logiciel doit également enregistrer les événements d'accès et toute tentative de manipulation, tenir un registre des factures émises avec les champs définis par la norme et permettre l'export des données au format XML spécifique requis par l'AEAT pour ses contrôles.

Comment Verifactu affecte votre ERP actuel

Si vous utilisez un ERP généraliste (Odoo, Sage 200, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Holded, A3ERP ou autres), votre fournisseur a très probablement déjà publié une mise à jour qui intègre le module SIF. Cependant, la mise à jour n'est pas automatique dans tous les cas : elle peut nécessiter l'activation du module, une migration vers une nouvelle version de la licence ou la configuration des paramètres de connexion à l'AEAT si vous choisissez le mode Verifactu.

Les points de friction les plus fréquents que nous rencontrons dans les projets d'adaptation sont :

• ERP avec développements personnalisés : si votre entreprise a des personnalisations sur le module de facturation, la mise à jour du fournisseur peut casser ces développements. La compatibilité doit être vérifiée avant toute mise à jour en production.
• Logiciel vertical de secteur : dans la restauration, les cliniques, le commerce de détail ou la construction, il est courant de trouver des logiciels de facturation propriétaires ou de niche qui n'ont pas encore publié leur version conforme au SIF. Dans ces cas, il peut être nécessaire de changer de fournisseur ou de développer le module sur mesure.
• Facturation depuis plusieurs points : si vous émettez des factures depuis plusieurs succursales, TPV ou applications différentes, elles doivent toutes partager la même chaîne d'enregistrements ou chacune se conformer séparément si elles constituent des systèmes indépendants.
• Factures sur papier ou PDF manuel : les factures générées hors logiciel (sous Excel, Word ou outils similaires) ne sont pas conformes à Verifactu. Si votre entreprise émet encore des factures de cette façon, vous devrez migrer cette pratique vers un système conforme.

Si vous avez besoin d'aide pour évaluer l'état de votre logiciel actuel et planifier l'adaptation, notre service Verifactu et facturation électronique comprend un diagnostic initial gratuit pour déterminer exactement quelles modifications sont nécessaires dans votre cas particulier.

Verifactu et facturation électronique B2B obligatoire : des obligations distinctes

Une autre erreur fréquente consiste à confondre Verifactu avec la facturation électronique B2B obligatoire exigée par la Loi 18/2022 (Ley Crea y Crece). Bien qu'elles soient liées car toutes deux affectent la façon d'émettre des factures, ce sont des obligations avec des calendriers et des portées différents :

• Verifactu affecte le logiciel qui génère les factures : il exige l'enchaînement, l'intégrité et la traçabilité indépendamment du fait que la facture parvienne au client sur papier, en PDF ou dans un format électronique structuré.
• Facturation électronique B2B obligatoire affecte le format de remise au client : elle oblige à ce que les factures entre entreprises soient émises et reçues dans un format électronique structuré (Facturae XML ou autres équivalents validés), avec accusé de réception.

Le règlement d'application de la Ley Crea y Crece a été publié sous la forme du Décret royal 238/2026 du 25 mars (Journal officiel espagnol du 31 mars 2026) et établit les formats acceptés, la plateforme publique d'échange gérée par l'AEAT et les délais définitifs de la facturation électronique B2B obligatoire. Les deux réglementations peuvent coexister dans le même ERP, mais il faut s'assurer que le logiciel satisfait aux deux exigences séparément.

Sanctions en cas de non-conformité

La Loi 58/2003, Loi générale fiscale, modifiée par la Loi 11/2021 de mesures de prévention et de lutte contre la fraude fiscale, a introduit l'article 201 bis, qui qualifie d'infraction très grave la fabrication, la production, la commercialisation et la détention de systèmes informatiques de facturation ne respectant pas les spécifications techniques réglementaires. Les conséquences pratiques sont :

• Une amende pouvant atteindre 50 000 € par exercice fiscal au cours duquel un logiciel non conforme a été utilisé.
• Les sanctions s'appliquent aussi bien au fabricant ou distributeur du logiciel qu'au contribuable qui l'utilise en connaissance de sa non-conformité.
• Dans le cadre d'un contrôle fiscal, l'utilisation d'un logiciel non conforme peut être considérée comme un indice de fraude fiscale et donner lieu à des actions plus étendues.

Étant donné que le délai pour les personnes morales est fixé au 1er janvier 2027 (et au 1er juillet 2027 pour les travailleurs indépendants), toute entreprise qui n'aura pas adapté son logiciel à ces dates sera exposée à ces sanctions. La diligence raisonnable impose d'entamer l'adaptation avec suffisamment d'anticipation et de vérifier auprès du fournisseur que le logiciel sera conforme au SIF avant l'échéance applicable.

Comment planifier l'adaptation : étapes concrètes

Si vous n'avez pas encore finalisé l'adaptation, ou si vous avez des doutes sur la réelle conformité de votre logiciel avec le règlement, nous vous recommandons de suivre ces étapes :

1. Auditez votre logiciel actuel : contactez votre fournisseur et demandez-lui une confirmation écrite que son produit est conforme au RD 1007/2023 et à l'Ordre HAC/1177/2024. Demandez le numéro de version ou l'identifiant de déclaration de responsabilité.
2. Vérifiez les modules actifs : dans les ERP modulaires (Odoo, Dynamics, Sage), la conformité Verifactu nécessite généralement l'activation d'un module spécifique. Confirmez qu'il est actif et correctement paramétré.
3. Choisissez votre mode de fonctionnement : décidez si vous fonctionnez en mode Verifactu (envoi automatique à l'AEAT) ou en mode registre local. La première option simplifie les contrôles ; la seconde vous donne plus de contrôle sur les données.
4. Mettez à jour vos documents de facturation : assurez-vous que les factures imprimées ou envoyées par e-mail incluent le code QR réglementaire et, si vous utilisez le mode Verifactu, la mention «VERI*FACTU».
5. Formez votre équipe administrative : le personnel qui émet des factures doit savoir qu'il ne peut pas annuler ou modifier manuellement des enregistrements, et que toute rectification doit se faire via une facture rectificative formelle.
6. Documentez votre conformité : conservez la preuve de la version du logiciel utilisée, la date d'activation du module et toute communication avec le fournisseur. C'est votre protection en cas de contrôle fiscal.

Chez Summum Sistemas, avec plus de 15 ans d'expérience dans l'implantation et l'adaptation d'ERP pour des entreprises de Castille-et-León et des Îles Canaries, nous avons accompagné l'adaptation à Verifactu de clients utilisant des solutions aussi diverses qu'Odoo, Sage 200, Business Central et des logiciels verticaux sectoriels. Le processus est plus simple qu'il n'y paraît lorsqu'il est abordé avec méthode.

Questions fréquentes

Verifactu est-il obligatoire pour les travailleurs indépendants en 2026 ?

Pas encore. Suite aux prolongations de délai introduites par le Décret-loi royal 15/2025, les entrepreneurs individuels et les professionnels (travailleurs indépendants) ont jusqu'au 1er juillet 2027 pour utiliser un logiciel de facturation conforme au SIF. Cependant, de nombreux fournisseurs de logiciels ont déjà mis à jour leurs produits et il est conseillé de ne pas attendre la dernière minute pour effectuer le changement et résoudre d'éventuels problèmes techniques.

Que se passe-t-il si mon fournisseur d'ERP n'a pas encore mis à jour son logiciel ?

Si votre fournisseur n'a pas publié de version adaptée au RD 1007/2023, vous avez un problème : continuer à utiliser ce logiciel vous expose aux sanctions de l'article 201 bis de la Loi générale fiscale. Dans ce cas, vous devez exiger une date de livraison ferme par écrit et, si elle n'est pas communiquée, envisager la migration vers un autre ERP conforme. Ce n'est pas une décision confortable, mais le risque de continuer avec un logiciel non conforme est supérieur au coût de la migration.

Dois-je envoyer toutes mes factures à l'AEAT avec Verifactu ?

Seulement si vous choisissez le mode Verifactu (envoi automatique). Le règlement permet également le mode non-Verifactu, dans lequel le logiciel enchaîne et protège les enregistrements en local sans les envoyer automatiquement à l'AEAT. Les données sont conservées dans votre système et ne sont transmises à l'AEAT qu'en cas de demande ou de contrôle. Les deux modes sont légalement valides ; le choix dépend de votre préférence opérationnelle et de la configuration de votre logiciel.

Les factures simplifiées (tickets) sont-elles également concernées par Verifactu ?

Oui. Le Règlement SIF s'applique à tous les documents que le logiciel de facturation génère comme justificatifs d'opérations économiques, y compris les factures simplifiées. Si votre entreprise émet des tickets via un TPV ou un logiciel de caisse, ce système doit également respecter les exigences techniques du règlement. Les fournisseurs de logiciels de TPV sont également tenus d'adapter leurs produits.